La pandemia ha demostrado que los RRHH son y deben ser digitales, sobre todo para seguir el ritmo de un panorama en constante cambio. La digitalización de los RRHH supone un cambio en los procesos operativos del área, de forma que estén automatizados y basados en datos. La adopción de soluciones digitales para los procesos es fundamental, ya que ofrecen una serie de beneficios, especialmente en la reducción de tareas redundantes y/o repetitivas, reduciendo el riesgo de error humano y permitiendo que el equipo tenga más tiempo para centrarse en las demandas prioritarias.
Las empresas que no digitalizan sus procesos corren el riesgo de perder relevancia y talento. La pandemia también ha planteado retos a los responsables de RRHH, sobre todo a la hora de apoyar a los empleados que trabajan a distancia. De un día para otro, los procesos de contratación y formación de nuevos talentos sólo eran posibles en línea, y también necesitaban tener un mayor control sobre las horas de trabajo.
¿Qué es la digitalización de los RRHH y cómo funciona?
Antes de embarcarse en el viaje hacia la digitalización de los RRHH, primero es necesario establecer qué es lo que tiene más sentido desde el punto de vista empresarial. La mayoría de las veces, este objetivo está relacionado con los empleados y/o los procesos que deben optimizarse, por lo que identificar las métricas clave que determinan la eficacia es el primer paso hacia la digitalización. El acceso a los datos en tiempo real a través de informes y cuadros de mando ayuda a la dirección a responder a las necesidades inmediatas del equipo. Otro punto importante de la digitalización es mejorar la experiencia de los empleados, que es un proceso continuo que se desarrolla con el tiempo a medida que se implanta la digitalización.
La digitalización de los RRHH digitales implica cuatro fases:
- Eficiencia: En esta fase, la empresa invierte en plataformas tecnológicas que gestionan eficientemente los procesos de RRHH;
- Eficacia: La tecnología se utiliza para mejorar las prácticas de las personas (contratación, formación), la gestión del rendimiento, la comunicación y el trabajo;
- En formación: La información se comparte entre sectores, los datos internos se combinan con los externos y se utiliza el análisis de personas para crear perspectivas relevantes;
- Conexión/experiencia: En la fase final, la digitalización de los RRHH se aprovecha para crear una conexión entre las personas, permitiendo un mayor sentido de pertenencia.
Entender cómo funcionan los procesos actuales y evaluar las necesidades futuras de la empresa son importantes para elaborar un plan y comprender qué soluciones tecnológicas servirán mejor a la empresa.
Lo importante es desarrollar un plan y comprender qué enfoques y qué se necesita en cada etapa para lograr el resultado.
Ventajas de digitalizar los RRHH
Los procesos digitales optimizan y reducen costes innecesarios, aportando beneficios en términos de productividad personal, productividad de las actividades y control de calidad, permitiendo una mayor gestión, desarrollo y aplicación de evaluaciones basadas en competencias. Una visión holística de los RRHH permite alcanzar cuatro resultados principales.
- Conectar a las personas con la estrategia de la empresa a través de los datos y ayudar a los directivos a comprender lo que necesitan saber sobre el talento para tomar decisiones críticas a tiempo;
- Liberar el potencial del personal mediante una tecnología integrada que permita la gestión, el desarrollo y la aplicación de evaluaciones del rendimiento;
- Mejorar la experiencia del empleado desplegando la automatización, la inteligencia artificial y los chatbots para proporcionar una interfaz de usuario sencilla y en tiempo real para los procesos y políticas de RRHH;
- Alcanzar mayores niveles de cumplimiento de la normativa sobre seguridad de datos y gestionar la información personal de la forma más eficiente posible mediante la automatización y la simplificación de los procesos.
La digitalización del área de recursos humanos desempeña un papel clave para ayudar a RRHH en tiempos de cambio y desafíos.
Etapas de la transformación de los RRHH
Es importante utilizar la tecnología como elemento facilitador. A menudo, la transformación digital se considera únicamente como la corrección de un déficit técnico o de información mediante la implantación de herramientas, aplicaciones, procesos y formación más actualizados. La empresa debe plantearse humanizar las experiencias y cambiar los procesos. Observar los procesos actuales es fundamental para entender cuáles siguen funcionando y cuáles pueden mejorarse con la tecnología. Consulte las 10 etapas principales de la digitalización de los RRHH.
- Reducción del uso de papel
El papeleo que requiere la aprobación interdepartamental significa que una hoja de papel tiene que viajar por varios sectores para obtener las firmas necesarias. Por ejemplo, los departamentos de RRHH de las grandes empresas manejan cientos, si no miles, de papeles cada día.
- Aplicación de autoservicio para empleados
El uso de aplicaciones inteligentes simplifica los procesos de RRHH para los profesionales y cambia su forma de interactuar con la empresa. Las aplicaciones móviles ayudan a los empleados a obtener información sin tener que acudir a RRHH, convirtiéndose en un "autoservicio para el profesional".
- Automatización
La automatización elimina horas de trabajo manual y reduce los errores humanos.
- Contratación a través de plataformas digitales
La contratación ha cambiado con el auge de las redes sociales. Por ejemplo, LinkedIn ha transformado la forma en que la gente muestra su perfil, y en plataformas más sociales como Facebook, RRHH también puede evaluar la personalidad de una persona;
- Realidad virtual para la formación
El aprendizaje siempre es mejor a través de experiencias prácticas de la vida real o mediante la práctica. Con la llegada de la realidad virtual (RV), las empresas pueden simular ejemplos reales durante la formación.
- Gamificación en el trabajo
Aplicar dinámicas de juego en contextos no relacionados habitualmente con los juegos ayuda a las empresas a desarrollar un mejor compromiso de los empleados. Por ejemplo, recompensar a los profesionales cuando alcanzan sus objetivos, reconocer los esfuerzos a la hora de afrontar situaciones complicadas o incluso elogiar el comportamiento en el lugar de trabajo.
- Analizar a las personas
Es esencial que los conocimientos de RRHH sobre los empleados se ajusten al escenario real. Con la entrada de los millennials en el mercado laboral, es necesario adaptarse a cambios cada vez más personales, por lo que la creación de programas de evaluación del rendimiento programas alineados con las realidades de los empleados y proporcionar apoyo para la salud mental ayudan al rendimiento.
- Formación sin fronteras
Los materiales de texto, vídeo y audio pueden estar disponibles con sólo pulsar un botón, y el sistema de formación basado en la nube, en el que el único requisito es una conexión a Internet, significa que los empleados pueden participar en una formación práctica que puede realizarse y repetirse en cualquier momento.
- Plataformas digitales
Las plataformas digitales ya forman parte de la cultura actual, y para los procesos de RRHH pueden ayudar a conectar a dos o más grupos de personas que buscan interactuar sobre una demanda, evaluación o solicitud.
- Cultura digital
La cultura digital en diferentes procesos de RRHH crea un nuevo conjunto de culturas relevantes para la próxima generación de profesionales. Con la jubilación de los baby boomers y la generación X, gran parte del equipo está formado principalmente por millennials.
