Es habitual que los empleados tengan ese día en el que completar sus tareas parece fuera de su alcance. Con la tentación de las redes sociales, los juegos, Internet en general, así como el bullicio constante de gente en la oficina, es fácil tener interrupciones y distracciones durante el día. Independientemente del trabajo, las rutinas y las tareas, ser productividad en el trabajo es conseguir resultados efectivos en el menor tiempo posible, es decir, trabajar de forma más inteligente. Completar más tareas o trabajar más horas no significa necesariamente que el empleado esté siendo más productivo, sólo significa que la persona está más ocupada. Productividad significa optimizar los flujos de trabajo, reducir las posibilidades de interrupciones y perfeccionar los procesos.
Como directivo, es importante observar el compromiso de los empleados y cómo afecta al equipo. Si la productividad es baja y algunas personas parecen rendir por debajo de sus posibilidades, podría tratarse de falta de compromiso, problemas de colaboración o procesos de trabajo ineficaces. Una empresa no puede ser productiva sin que sus empleados sean capaces de realizar su trabajo con eficacia. Fomentar la productividad de cada profesional es una parte esencial para impulsar los resultados. Un empleado que se siente personalmente productivo suele experimentar también más felicidad y realización en el trabajo.
Beneficios de la productividad en el trabajo
La productividad puede ayudar a los profesionales a establecer límites saludables en el trabajo y a sentirse más en control. Algunas personas pueden incluso disfrutar más de su trabajo cuando son productivas, sintiéndose mucho menos estresadas por cada entrega. Una plantilla comprometida trabajará más duro, más rápido y con mucho más entusiasmo.
Otro beneficio de la productividad es retener a las personas con talento en el equipo. Cuando una persona se incorpora a la empresa, tiene expectativas y deseos; cuando la dirección no se los proporciona, empieza a buscar mejores opciones en otras empresas. Por lo tanto, implicar a los empleados también ayuda a reducir el coste de la rotación y mejora la retención.
Tradicionalmente, la productividad se asocia al rendimiento. Entender qué motiva a los empleados y desarrollar la cultura dentro de la empresa puede impulsar la productividad, el rendimiento y los resultados.
Cómo medir la productividad
Para medir la productividad, no es necesario prometer nuevos incentivos, dar lujosos premios o comisiones. Hemos enumerado algunas formas prácticas y eficaces de generar una mayor productividad del equipo:
- Fijar objetivos: Ayuda a los empleados a definir y alcanzar sus objetivos, y es una parte esencial de la función. Fijar objetivos también es importante como mecanismo de retroalimentación. Una forma de medir la productividad es fijar objetivos al principio de cada trimestre y supervisar los progresos. Si son objetivos de equipo, puede revisarlos en las reuniones semanales de equipo. Por otro lado, también puede utilizar las reuniones individuales para crear un plan de desarrollo y orientar a cada individuo en su desarrollo profesional;
- Medir la calidad del trabajo: Enviar más correos electrónicos, corregir errores o hacer más llamadas pueden parecer buenas medidas de productividad. Sin embargo, a veces es más importante centrarse en la calidad que en el volumen. Al analizar la productividad, ten en cuenta la calidad del trabajo realizado;
- Medir la cantidad de trabajo realizado: Por último, pero no por ello menos importante, puedes medir la productividad observando el número de tareas completadas en un periodo de tiempo concreto.
Mejorar la productividad
El elemento más importante de una empresa es su gente. Después de todo, los empleados productivos son los que hacen que una empresa esté comprometida en primer lugar. Hemos enumerado 13 elementos destinados a medir, calcular y, lo que es más importante, mejorar la productividad en el trabajo.
- Establecer objetivos diarios
Si sabe qué objetivos deben alcanzarse cada día, puede enumerar una serie de actividades o metas. Con una lista, los empleados se mantendrán bien encaminados y motivados, ya que podrán hacer una cosa cada vez, en lugar de sentirse abrumados por un montón de tareas.
- Haz primero lo más difícil
Hacer primero la tarea más difícil es una forma de ceñirse a la rutina y desconectar de todas las distracciones. Esto significa evitar consultar el correo electrónico, el teléfono o las redes sociales hasta que se haya completado la tarea más difícil del día. De este modo, puedes establecer un tono más positivo para el día, al haber abordado primero la actividad más compleja.
- Repasar la semana todos los viernes
Identifique qué actividades no se realizaron durante la semana y enumérelas por orden de prioridad para la próxima semana, así le resultará más fácil concentrarse en las que están atrasadas.
- Identificar el momento más productivo del día
Todo el mundo tiene un momento del día en el que suele tener un impulso extra de concentración y creatividad. Para algunas personas, este momento llega por la mañana. Para otros, después de comer o incluso por la noche. Organiza tu rutina para aprovechar este momento.
- Empieza con sólo 5 minutos
La procrastinación es el enemigo de la productividad. Comprometerse a hacer cinco minutos de todo lo que has estado posponiendo es la clave para empezar cualquier actividad. Al final de los cinco minutos, la actividad está hecha y puedes finalizarlo todo.
- Comprenda sus prioridades
En lugar de sentirse abrumado y sin tiempo para todo, es importante identificar las principales prioridades y centrarse en ellas. Las demás cosas pueden esperar.
- Establecer límites
Para reducir las interrupciones y distracciones innecesarias, fijar límites y comunicarlos eficazmente ayudará a gestionar las expectativas y a encarrilar el programa.
- Aislarse de las distracciones
Desconéctalo todo siempre que sea posible y concéntrate en una sola tarea sin interrupciones. Las distracciones no suelen requerir atención inmediata, pero cuando se producen en un momento de intensa concentración, pueden entorpecerte seriamente.
- No pierdas tiempo con los correos electrónicos
Es una herramienta de comunicación eficaz en el lugar de trabajo, pero eliminar los correos electrónicos sin importancia no sólo ahorra tiempo, sino que garantiza que el destinatario lea el correo completo y reconozca las conclusiones principales. Responder a los correos rápidamente también puede evitar el estrés de una bandeja de entrada llena, desorganizada y difícil de clasificar. Selecciona un momento del día para organizar tus correos electrónicos.
- Descansa tu mente
Cuando nos tomamos tiempo libre para recargar las pilas, somos más eficaces. El exceso de trabajo puede mermar el rendimiento y provocar agotamiento mental. Dedique tiempo a distraerse, aumentar el rendimiento cognitivo y, en última instancia, mejorar la eficacia.
- Plan para mañana
Planificar la noche anterior puede ayudarle a empezar el día con sus prioridades y expectativas bajo control.
- Crear una rutina
Separa cada día de la semana con un tema diferente y asigna las tareas relacionadas a una franja horaria dentro de esos días. Esto permite realmente ver cada tema, sin distraerse con lo que no está directamente relacionado.
- Automatizar tareas manuales
Automatizar las tareas manuales es una de las mejores formas de aumentar la productividad, ampliar el impacto y mantener la concentración en el trabajo. La automatización es una forma segura de ahorrar tiempo para que los empleados puedan concentrarse en otras tareas más valiosas.
Además de estos puntos, aprenda la diferencia entre productividad y eficiencia. Tenga en cuenta que eficiencia es hacer lo mismo con menos, mientras que productividad es hacer más con lo mismo. De este modo, aumentar la productividad es importante para que el equipo alcance sus objetivos y la empresa logre mayores resultados.
