A pandemia mostrou que o RH é e deve ser digital, principalmente para acompanhar o cenário de constante mudança. A digitalização do RH é uma mudança nos processos operacionais da área, para que sejam automatizados e orientados por dados. A adoção de soluções digitais para os processos são fundamentais pois oferecem diversos benefícios, principalmente na redução de tarefas redundantes e/ou repetitivas, diminuindo o risco de erros humanos e permitindo à equipe ter mais tempo para se concentrar em demandas prioritárias.
Empresas que não digitalizam seus processos correm o risco de perder relevância e talentos, a pandemia também apresentou desafios para os gestores de RH, principalmente na questão em prestar suporte aos colaboradores que trabalham remotamente. De um dia para o outro, processos de recrutamento e capacitação de novos talentos só foram possíveis de maneira online, além de precisarem ter um controle maior da jornada de trabalho.
O que é e como funciona a digitalização do RH?
Antes de iniciar a jornada para a digitalização do RH, é necessário estabelecer primeiramente o que faz mais sentido no ponto de vista do negócio. Na maioria das vezes, esse objetivo está relacionado aos colaboradores e/ou processos que precisam ser otimizados, por isso, identificar quais são as principais métricas que determinam eficácia é a primeira etapa para a digitalização. O acesso a dados em tempo real por meio de relatórios e dashboards ajudam a liderança a responder às necessidades imediatas da equipe. Outro ponto importante da digitalização é tornar a experiência do colaborador melhor, sendo um processo contínuo que se desenvolve ao longo do tempo, à medida que a digitalização é implementada.
A digitalização do RH digital envolve quatro fases:
- Eficiência: Nesta fase, a empresa investe em plataformas tecnológicas que gerem com eficiência os processos de RH;
- Eficácia: A tecnologia é utilizada para aprimorar as práticas de pessoas (recrutamento, treinamento), gestão de desempenho, comunicação e trabalho;
- Em formação: As informações são compartilhadas entre setores, os dados internos são combinados com dados externos e a análise de pessoas é utilizada para criar insights relevantes;
- Conexão/experiência: Na fase final, a digitalização do RH é aproveitada para criar uma conexão entre as pessoas, possibilitando um sentimento de pertencimento mais forte.
Entender como funcionam os processos atuais e avaliar as necessidades futuras da empresa são importantes para desenvolver um planejamento e entender quais soluções de tecnologia atenderão melhor o negócio.
O importante é desenvolver um planejamento e entender quais abordagens e o que precisa para cada etapa, para atingir o resultado.
Benefícios da digitalização do RH
Os processos digitais otimizam e reduzem custos desnecessários, trazendo benefícios em produtividade pessoal, produtividade das atividades e controle da qualidade, permitindo maior gerenciamento, desenvolvimento e implantação de avaliações baseadas em competências. Quatro resultados principais podem ser alcançados através de uma visão holística do RH.
- Conectar as pessoas à estratégia da empresa, por meio de dados e auxiliar a liderança a entender o que precisam saber sobre talentos, para tomar decisões críticas em tempo hábil;
- Liberar o potencial da equipe por meio da tecnologia integrada, que permite o gerenciamento, desenvolvimento e a implantação de avaliações de desempenho;
- Melhorar a experiência do colaborador implantando automação, inteligência artificial e chatbots para fornecer uma interface de usuário simples e em tempo real para processos, políticas de RH;
- Alcançar níveis mais altos em conformidade de segurança dos dados e manuseio de informações pessoais da forma mais eficiente possível por meio de automação e processos simplificados.
A digitalização da área de recursos humanos, desempenha um papel fundamental para ajudar o RH em tempos de mudanças e desafios.
Etapas da transformação do RH
É importante utilizar a tecnologia como um facilitador, muitas vezes a transformação digital é vista apenas como correção de um déficit técnico ou informacional com a implementação de ferramentas, aplicativos, processos e treinamento mais atualizados. A empresa precisa considerar a humanização das experiências e mudança em processos. Observar os processos atuais é fundamental para entender quais ainda servem e quais podem ser aprimorados com a tecnologia. Confira as 10 principais etapas da digitalização do RH.
- Redução no uso de papéis
A papelada que requer aprovação interdepartamental faz com que uma folha de papel percorra diversos setores para obter as assinaturas necessárias. Como por exemplo os departamentos de RH em grandes empresas lidam com centenas, senão milhares de papéis todos os dias.
- Aplicativo de autoatendimento para colaboradores
O uso de aplicativos inteligentes simplifica os processos de RH para os profissionais e muda a maneira como os profissionais interagem com a empresa. Os aplicativos móveis ajudam os colaboradores a obter informações sem recorrer ao RH, sendo um “auto atendimento do profissional”.
- Automação
A automação elimina horas de trabalho manual, além de reduzir erros humanos.
- Recrutamento através de plataformas digitais
O recrutamento se transformou com o surgimento das mídias sociais. Por exemplo, o LinkedIn transformou a forma como as pessoas exibem seu perfil, em plataformas mais sociais como o Facebook, o RH pode também avaliar a personalidade de uma pessoa;
- Realidade virtual para treinamento
Aprender é sempre melhor por meio de experiências práticas da vida real ou por meio da prática. Com o surgimento da realidade virtual (VR), as empresas podem simular exemplos da vida real durante o treinamento.
- Gamificação no trabalho
A aplicação de dinâmicas de jogos em contextos normalmente não relacionados a jogos ajuda a empresa a desenvolver um melhor envolvimento dos colaboradores. Por exemplo, como recompensar os profissionais quando atingem suas metas, reconhecer esforços ao lidar com situações complicadas ou até mesmo elogiar o comportamento no ambiente de trabalho.
- Análise de pessoas
É fundamental que o entendimento do RH sobre os colaboradores corresponda ao cenário real. Com a entrada da geração do milênio no mercado de trabalho, é necessário se adaptar às mudanças cada vez mais pessoais, portanto criar programas de avaliação de desempenho alinhados com a realidade dos colaboradores e fornecer apoio à saúde mental auxiliam na performance.
- Treinamento sem fronteiras
Materiais de texto, vídeo e áudio podem ser disponibilizados com um clique, o sistema de treinamento baseado em nuvem onde o único requisito é uma conexão com a internet, faz com que os colaboradores possam participar de treinamentos práticos que podem ser feitos e repetidos a qualquer momento.
- Plataformas digitais
As plataformas digitais já fazem parte da cultura atual, para processos de RH podem ajudar a conectar dois ou mais grupos de pessoas que buscam interagir sobre uma demanda, avaliação ou requisição.
- Cultura digital
A cultura digital em diferentes processos de RH criam um novo conjunto de culturas relevantes para a próxima geração de profissionais. Com a aposentadoria dos baby boomers e da geração X, grande parte da equipe consiste principalmente de millennials.
