Ao dar início a um projeto, os responsáveis devem ter em mente que para garantir o seu sucesso, é necessário formular um mapa estratégico que auxilie na criação de um plano de ação para metas.
Em outras palavras, é como transferir as ideias para o papel e torná-las reais, dispondo de um quadro visual para deixar tudo mais claro, fácil de assimilar e de colocar em prática. Nesse cenário, o atingimento de metas e OKRS depende da qualidade do gerenciamento das atividades.
E para que a gestão tenha êxito nos seus objetivos e consiga visualizar melhor seus projetos, a criação dos planos de ação deve ser completa e eficaz. Sendo assim, no artigo de hoje iremos nos aprofundar nesse tema. Acompanhe!
Você vai conferir:
- O que é Plano de ação?
- Qual a importância de adotar um plano de ação na sua empresa?
- Conheça as principais metodologias utilizadas
- Passo a passo para criar um plano de ação eficiente
- Saiba como utilizar a metodologia PDCA para acompanhamento
- Como o software de gestão da Improvefy pode auxiliar no processo
Boa leitura!
O que é Plano de ação?
O plano de ação para metas, é uma metodologia bastante utilizado dentro das organizações para estruturar os processos e tornar os resultados ainda melhores. É a ferramenta necessária para que a gestão consiga organizar suas atividades e criar um cronograma de ações que viabilizem suas metas e objetivos.
O plano de ação permite documentar tudo, definir os responsáveis, distribuir as tarefas e acompanhar cada etapa do processo. Ou seja, é a ferramenta fundamental para conseguir coordenar de forma objetiva cada passo do projeto e enxergar com mais clareza o objetivo final.
Dentro do plano de ação, é comum trabalhar alguns itens, que servirão para nortear todo o projeto e ajudarão a tornar o planejamento ainda mais completo, como: detalhes do objetivo, definição dos responsáveis, prazos e datas de entrega, escopo de cada atividade, entre outros.
Mais a frente quando falarmos sobre a montagem do plano de ação, iremos abordar cada um desses itens em detalhes.
Porém, o que precisamos frisar agora é que as empresas que precisam desenvolver seus projetos, sejam eles complexos ou não, conquistam muito mais chances de sucesso quando adotam a metodologia do Plano de ação.
Quando se faz uso dessa ferramenta para gerenciar suas ações, a empresa consegue prever eventuais riscos, reduzir gastos, focar no que é prioridade e acompanhar o andamento do projeto de forma centralizada.
Sendo assim, ao conhecer o propósito do plano de ação seus benefícios começam a ficar cada vez mais nítidos. E é exatamente sobre a importância de adotar um plano de ação de qualidade para sua empresa que iremos tratar a seguir.
Qual a importância de adotar um plano de ação na sua empresa?
Agora que você já sabe o que significa plano de ação para metas, chegou a hora de conhecer a vantagem que a ferramenta tem a oferecer para o atingimento dos resultados da sua empresa.
Todo projeto para ser bem sucedido necessita ter começo, meio e fim. Logo, para pôr as ideias em prática é necessário ter um norte e conseguir visualizar cada etapa do processo de forma facilitada.
Sendo assim, o plano de ação torna viável atividades simples como conseguir repassar informações pertinentes para toda a equipe com clareza e objetividade. Ou ainda, formular planos de contingência e prever possíveis riscos.
De modo geral, o plano de ação bem estruturado servirá como guia para que líderes, gestores e colaboradores saibam o que, quando e como fazer cada etapa do processo. E assim, consigam aumentar sua produtividade e concluir cada projeto de maneira satisfatória.
Uma das principais responsabilidades da gestão é cuidar para que seus talentos estejam alinhados e com os mesmos objetivos e expectativas da empresa. Para isso, é importante elevar a performance das equipes realizando processos mais dinâmicos e ágeis.
E para conseguir atingir a conclusão dos projetos e ainda aumentar a produtividade, desempenho e performance dos colaboradores, é necessário identificar e esclarecer os objetivos de cada meta proposta.
Neste cenário, utilizar as ferramentas disponíveis no mercado é o caminho mais inteligente para tornar viável o alcance das metas.
E a utilização de determinadas metodologias só ajuda a construir processos mais facilitados com uma gestão de tempo estratégica, por exemplo. Sendo assim, agora iremos conhecer as principais metodologias utilizadas no mercado. Siga com a leitura!
Conheça as principais metodologias utilizadas
Na prática, ao entender a importância e necessidade de adotar um plano de ação para metas na organização, a gestão precisa encontrar agora qual a metodologia está mais adequada e alinhada com seus objetivos.
Na busca por resultados, é fácil encontrar no mercado uma metodologia para criar um plano de ação que organize as ideias, identifique as possíveis falhas e oriente para os critérios que devem ser seguidos.
Algumas dessas metodologias são mais complexas como o Kanban que faz parte das metodologias ágeis, mas há ainda outras mais simples. E hoje, iremos falar sobre três delas:
5W2H
A metodologia utilizada para formular um plano de ação eficiente, tem como base 7 perguntas:
- What (O que?)
- Why (Por que?)
- Where (Onde?)
- Who (Quem?)
- When (Quando?)
- How (Como?)
- How much (Quanto custa?)
Ao empregar a técnica do 5W2H a gestão consegue se organizar para montar suas estratégias ao responder cada pergunta de forma clara e objetiva. O que viabiliza e torna as ações mais assertivas.
Quando a gestão formula suas ações respondendo estas questões iniciais, a estratégia começa a ser desenhada de forma sólida e os resultados podem ser percebidos de fato.
Ao entendermos a metodologia 5W2H como uma checklist de atividades, o processo é simplificado e a gestão consegue pôr em prática suas ações.
Mas é claro que essa forma de elaborar um plano de ação, tende a ter muito mais eficiência quando criada de forma automatizada. Ou seja, não é necessário construir essas questões em planilhas eletrônicas ou em um modelo manual, mas com o auxílio de um software específico que operacionalize essa demanda.
Diagrama de Pareto
Outra metodologia que se encaixa perfeitamente na construção de um plano de ação de qualidade para o atingimento de metas e objetivos organizacionais, é sem dúvida alguma o Diagrama de Pareto.
Nele, você consegue visualizar dois conjuntos de dados importantes para o funcionamento do seu plano de ação. Baseado no princípio 80/20 é possível coletar dados e trabalhar em cima deles.
Dessa forma, a gestão poderá focar nas causas significativas de um determinado problema, classificando-as. E assim, ao analisar seus dados será possível identificar falhas ao longo do processo e ir implementando melhorias.
SMART
Outro método simples e muito eficaz dentro de um plano de ação é a ferramenta SMART, que torna o planejamento muito mais eficiente, trabalhando um modelo que incorpora critérios importantes para o atingimento de suas metas.
Ao utilizar as metas SMART você tem disponíveis 5 critérios para uma estratégia eficiente: Specific (específico), Measurable (mensurável), Achievable (alcançável), Realistic (realista) e Time based (temporal).
Dentro dessa metodologia é possível definir os objetivos muito mais facilmente com base nesses critérios simples, criando uma estrutura funcional para a gestão com metas inteligentes e eficientes.
Passo a passo para criar um plano de ação eficiente
Independente do método escolhido para estruturar seu plano de ação, há um passo a passo que precisa ser seguido. Para desenhar seu plano de ação de forma eficiente é necessário seguir algumas diretrizes básicas, como:
- Defina os objetivos
Nesse sentido, o ideal é partir da definição dos objetivos e metas, tornar claro quais serão os objetivos a serem atingidos. Aqui, é o momento de perguntas como: “O que?”, do método 5w2h , serem respondidas, ou seja, o que será feito?
A partir dessa resposta é que os caminhos vão ser definidos e o plano de ação começa a tomar forma, sendo desenvolvido para promover melhorias.
- Estabeleça metas mensuráveis
Esse quesito, pode parecer óbvio mas é onde muitos costumam falhar e tornar as metas e objetivos cada vez mais distantes da realidade.
Para conseguir motivar a equipe e conquistar resultados de fato, é fundamental que as metas sejam flexíveis e mensuráveis. De outra forma, a probabilidade de frustrar os colaboradores e de não conseguir atingir os objetivos definidos é muito alta.
As metas precisam ser monitoradas e para isso é necessário acompanhar seus resultados e performance. Logo, estabelecer metas flexíveis e acompanhar seu progresso é um passo básico no planejamento.
- Identifique os responsáveis por cada etapa
A receita para que um plano de ação dê errado é ninguém saber para onde vão e o que cada um precisa fazer, ou seja, definir e delegar as atividades para todos da equipe é um dos passos mais importantes.
Ao identificar os responsáveis por cada atividade, a gestão pode acompanhar e dar o suporte necessário para cada colaborador envolvido no projeto. E assim, alinhar as expectativas e os objetivos com todos da equipe.
- Crie um checklist
Para que o planejamento estratégico funcione e dê resultados é fundamental que ele seja fácil de entender. Por isso, ao definir os objetivos, delegar as tarefas e tudo o mais que envolve o projeto, é importante criar uma checklist das atividades e ir preenchendo conforme as tarefas forem sendo realizadas.
É uma forma de acompanhar cada etapa e deixar os projetos organizados tornando a gestão muito mais assertiva e eficiente!
- Defina os prazos
Para conseguir medir o progresso das ações, a gestão necessita estabelecer prazos para o cumprimento das metas. Sendo assim, cada tarefa requer um prazo a ser seguido.
Quando esse prazo é ultrapassado, ações para realizar ajustes e tornar as metas produtivas novamente devem ser aplicadas.
- Monitore os resultados
Esse passo deve estar totalmente alinhado à rotina da gestão, já que é fundamental acompanhar o progresso dos resultados para medir seu sucesso. Assim, será possível realizar ajustes quando necessário e promover melhorias contínuas.
Para monitorar os resultados é imprescindível utilizar a tecnologia a favor da empresa, com ferramentas que realmente cumpram o seu papel de otimizar o tempo e tornar as atividades automatizadas.
Um bom exemplo disso, é utilizar ferramentas que forneçam relatórios completos das atividades e de seus indicadores. Dessa forma, evitando processos burocráticos e focando na execução das tarefas.
Leia também: Digitalização do RH: quais os benefícios e como implementar
Saiba como utilizar a metodologia PDCA para acompanhamento
O ciclo PDCA é uma metodologia de melhoria contínua, usada para garantir qualidade no processo que está sendo verificado na empresa.
E dentro da plataforma da Improvefy, o ciclo PDCA não necessariamente necessita ser utilizada de forma completa, mas apenas a parte final do PDC*A*, a parte que corresponde a sigla A de agir/ação, que seria o plano de ação.
Em todo caso, é importante saber que para um planejamento estratégico fluir de forma adequada, cabe aos responsáveis gerir constantes melhorias e promover adaptações às suas ideias. O ciclo PDCA segue por 4 etapas, que são: plan, do, check, act, que significa planejar, fazer, checar e agir.
Ao seguirmos por cada uma dessas etapas, concluímos o planejamento de forma mais segura, transparente e padronizada. Para promover melhorias contínuas e transformações eficientes na empresa, o método PDCA é um caminho eficiente para alcançar o objetivo desejado.
Para transformar e inovar sua gestão, adotar o método PDCA é montar um panorama para que os 4 passos da estratégia estejam em ordem. Sendo assim, no planejamento é o momento de definir os objetivos.
Em seguida, fazer o que foi planejado, ou seja, colocar em prática as ações e analisar os seus resultados, conferindo o progresso. Isso tudo para depois agir e entender se há a necessidade de realizar ajustes e modificações.
Enfim, entender como a metodologia funciona é o caminho para uma gestão mais dinâmica e assertiva!
Como o software de gestão da Improvefy pode auxiliar no processo
Hoje o plano de ação para metas está relacionado aos indicadores dentro de um painel. Neste contexto, o gestor consegue elaborar um plano para um ou vários indicadores e, ressaltando que o indicador é ligado sempre a uma meta.
E com isso há a possibilidade de criar todo mês, ou só quando tiver desvio do resultado esperado, podendo ser adaptado da forma que preferir e também compartilhando a responsabilidade desse plano de ação com as outras pessoas do sistema, um colega de projeto, a equipe, etc.
Para a gestão, a plataforma oferece 7 possibilidades diferentes de criar um plano de ação para metas dentro do Jano. Algumas delas são: diagrama de espinha de peixe, 5w2h, Pareto, entre outros.
Para o gerenciamento de um plano de ação eficiente, é essencial contar com uma ferramenta completa e é exatamente isso que a Improvefy oferece com o seu software Jano. A plataforma ideal para gerenciar seus planos de ação e acompanhar seu desempenho.
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