Una pregunta que siempre surge cuando una organización decide adoptar los OKRs
es: "Pero, ¿qué cambia en la organización y en la cultura de gestión cuando implantamos un programa de OKRs?". Esto se debe a que las funciones dentro de un programa OKRs son complejas y necesitan ser estudiadas.
Y la respuesta es sólo una: "Lo cambia todo, para mejor...". Pero siempre recalco que adoptar con éxito un programa de OKRs en una organización requiere mucha disciplina, coherencia y una verdadera y genuina "voluntad" por parte de la organización de cambiar la forma en que gestiona su negocio y sus equipos.
Teniendo esto en cuenta, vamos a hablar un poco más sobre los OKR y sus principales funciones. Siga leyendo.
OKRs: metodología y aplicación
Siempre dejo claro que la organización, especialmente la dirección, tiene que entender que los OKR ayudan a proporcionar una transparencia y una alineación completas en toda la organización, lo que permite gestionar el negocio de forma unificada, con un sistema que aporta claridad y responsabilidad a todos los niveles de la empresa.
Partiendo de este punto "higiénico" de que el liderazgo de la organización o de los equipos está comprado y alineado sobre los beneficios y los esfuerzos que hay que hacer para adoptar un programa de OKRs, el otro punto fundamental es definir las funciones y responsabilidades dentro del programa de adopción de OKRs.
Sí, existen funciones y responsabilidades específicas dentro de un programa OKRs. Al igual que cualquier estructura o modelo organizativo, un programa de OKRs necesita que se definan las funciones y responsabilidades y que todos los implicados desempeñen correctamente sus funciones.
Siempre que explico esto, hago hincapié en que no está relacionado con el puesto o la función dentro de la empresa. Estamos hablando de funciones específicas en el programa de adopción de OKR.
Estas funciones específicas son:
Patrocinador ejecutivo
Es el "Propietario" del programa OKRs desde el punto de vista organizativo. Las principales responsabilidades del Patrocinador Ejecutivo son:
- Elaborar -junto con el equipo directivo de la empresa- las razones por las que la organización adopta los OKR, es decir, generar el contexto necesario para implantar los OKR [Los porqués].
- Definir los criterios de éxito del programa OKR: cómo se medirá y verificará el éxito de la aplicación del programa.
- Tomar medidas, basadas en el feedback de la empresa, para reforzar la necesidad y los incentivos organizativos para potenciar el uso, la adhesión y garantizar el éxito del programa OKRs.
- Actualizar y supervisar al equipo ejecutivo sobre el progreso del programa OKRs;
- Aprobar la inversión y la financiación organizativa del programa;
- Actuar como "punto de decisión" en problemas y retos relacionados con los OKR;
Campeón interno
Son responsables del programa OKR a nivel de gestión táctica. Las principales responsabilidades del Campeón Interno son:
- Dirigir -a nivel táctico y operativo- el programa de adopción de OKR y trabajar con el equipo ejecutivo para establecer el calendario corporativo de OKR;
- Ser expertos en el tema de los OKR: leer libros, artículos, asistir a seminarios, realizar cursos de formación y ser realmente expertos en la materia;
- Actuar como líder y administrador responsable de las plataformas y software OKRs, si procede.
- Dirigir la comunicación interna y el compromiso de la empresa a nivel directivo y operativo.
- Gestionar el presupuesto y el programa de OKRs.
- Servir como punto de partida de la escala de problemas relacionados con los OKR.
- Garantizar la alineación inicial de los OKR en la organización.
Embajadores
Son responsables del programa OKRs a nivel de equipo. Las principales responsabilidades del Embajador son:
- Responsable de la evangelización y de convertirse en un experto interno para su grupo/equipo asignado;
- Asegurar la distinción entre rutina empresarial y OKRS - cambio de paso;
- Ser un punto de contacto para todos los asuntos relacionados con el OKR en sus áreas;
- Responsable del éxito del programa en su(s) área(s);
- Alinearse con otros embajadores y campeones de OKR para compartir mejores prácticas, retos y aprendizajes;
OKRs: Líderes de equipo
Los jefes de equipo son responsables de la consecución de los OKR de su equipo. Las principales responsabilidades de los jefes de equipo son:
- Establecer borradores de OKR y versiones finales para sus equipos/áreas;
- Revise los OKR con su equipo y finalícelos basándose en las aportaciones del equipo;
- Identificar y sincronizar con los "propietarios de OKR" para garantizar la alineación;
- Evaluar el grado de consecución de los OKR con los equipos;
- Compartir y aplicar las lecciones aprendidas después de cada ciclo.
Propina extra
Si implantar este modelo en su organización le resulta más difícil de lo que imaginaba cuando leyó el libro de John Doerr, tengo dos lecciones que compartir con usted:
- Se hace difícil antes de hacerse fácil
- Si la dirección no está satisfecha con los resultados de la metodología, diagnostique 3 dimensiones para evaluar posibles oportunidades de mejora:
- Si la dirección de la organización está comprometida con la metodología y el programa OKR, es fundamental para que el proceso funcione.
- Si las funciones y responsabilidades: Patrocinador Ejecutivo, Campeón Interno, Embajadores y Líderes de Equipo están en su sitio, con los perfiles correctos y si las personas responsables de estas funciones están desempeñando sus papeles de acuerdo con lo que se espera de ellas.
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