Como la mayoría de la gente sabe, el cambio es difícil, especialmente cuando se trata de un nuevo modelo de trabajo, o incluso un nuevo modelo de gestión y el comportamiento de las personas. Y el cambio es lo que se busca con la implantación de los OKR. Para ayudarte en esta tarea, Improvefy ha desarrollado una hoja de ruta en un ciclo de 90 días de lo que tiene que ocurrir para garantizar el éxito de la implantación de los OKRs, integrándolos con la cultura y los hábitos de gestión de la organización, asegurando que tu organización extrae el máximo impacto de las inversiones en el modelo OKRs.
¿Por qué 90 días? ¿Y por qué esta hoja de ruta? Porque las investigaciones demuestran que más del 75% de las personas mantienen un nuevo objetivo o hábito durante una semana, pero luego -poco a poco- empiezan a volver a los viejos hábitos y comportamientos, pero que si estas personas consiguen mantener un nuevo comportamiento / hábito durante 90 días, es más probable que este cambio se convierta en permanente, con menos posibilidades de volver a los viejos hábitos.
Por eso este 90 días es tan importante - porque en la implementación de un proyecto OKRs - su equipo y su empresa tendrán que participar en actividades y comportamientos que reforzarán los hábitos saludables, fortaleciendo el "músculo" de su equipo y - dramáticamente - aumentando las posibilidades de que los OKRs ayuden a su organización a crecer y prosperar.
Acciones OKR específicas para el primer trimestre
A continuación se presentan las acciones específicas que su equipo OKR (Campeones y Embajadores) deben tomar semanalmente durante el primer trimestre (primeros 90 días) de su implementación OKR.
1ª semana:
1. garantizar que la "estructura" del despliegue de los OKR, es decir, la forma en que los OKR se desplegarán en toda la organización, sea comprendida por todos los implicados. Las funciones y responsabilidades -en este punto- deben estar claras para todos en cuanto a quién creará los OKR y quién no;
2. Deje claro a todo el mundo a qué nivel se alinearán los OKR. ¿Será a nivel de equipo? ¿O a nivel individual? Aporta claridad -junto con tu equipo de Campeones y Embajadores- para garantizar un entendimiento compartido;
3. Si usted y su equipo de OKRs han creado un Libro de Jugadas o Manual de Usuario de OKRs, asegúrese de que este material ha sido finalizado y distribuido y que es accesible a todos los equipos. Si tu empresa - o tu equipo - no ha desarrollado un Libro de Jugadas o Manual, te recomendamos encarecidamente que lo hagas;
4. Comprobar y hacer un seguimiento con los equipos para asegurarse de que todos han elaborado ya sus OKR y los han registrado / subido a la plataforma de gestión de OKR. Si algún equipo no ha registrado sus OKR en la plataforma, asegúrate de abordar con el Campeón, el Embajador y el liderazgo del equipo un plan de acción para el registro / carga inmediata en la plataforma;
5. Anima a todos los equipos a consultar la plataforma y ver los OKR de otros departamentos y equipos. Esto tiene dos objetivos principales:
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- Busque oportunidades de alineación y cooperación, o incluso identifique objetivos y esfuerzos contradictorios e inversamente proporcionales;
- 4 veces más posibilidades de alcanzar un OKR si lo declaras públicamente: según un estudio o "en una encuesta reciente a 1.000 adultos estadounidenses, el 92% afirma que se sentiría más motivado para alcanzar sus objetivos si sus compañeros pudieran ver sus progresos";
6. con los Equipos, Campeones y Embajadores (si no está seguro de las funciones y responsabilidades en el modelo de gestión OKR - vaya a nuestro artículo que lo aclara);
7. Cree una plantilla y un orden del día sencillo para las reuniones semanales de comprobación y distribúyalos a todos los equipos, con el fin de obtener información sobre si los equipos han comprendido y asimilado la metodología y la lógica de la comprobación;
8. Asegúrese de que los recursos relacionados con OKR (artículos, formación, materiales) estén disponibles para cualquier persona interesada en aprender más sobre la metodología. Puede ser en una plataforma de gestión, en una plataforma de e-learning o en el portal de la intranet de la empresa;
2ª semana:
1. Haga un seguimiento de los equipos que aún no han finalizado sus OKR. Organice reuniones personales con los equipos y los individuos para entender por qué los equipos aún no han finalizado sus OKR. El objetivo es garantizar que los equipos finalicen sus OKR lo antes posible;
2. Anime a todos sus equipos a registrarse, aunque sea de manera informal. Tenga en cuenta que es esencial disponer de una plantilla corporativa oficial para las reuniones de la tercera semana;
3. Finalice la plantilla de control semanal y el orden del día/calendario de reuniones y distribúyalos a todos los equipos;
4. Garantizar que todos los equipos hayan programado y formalizado procesos de comprobación semanal, comprobación a mitad de trimestre y retrospectiva/revisión a final de trimestre, integrados en sus calendarios y en los de sus equipos;
3ª semana:
1. Asista y asegúrese de que sus equipos asisten a los "check-ins" semanales de -al menos- dos equipos para "auditar" y ofrecer sugerencias de mejora;
2. Busque cualquier "ganancia rápida" incremental: una tarea importante que se haya completado, por ejemplo, o un progreso demostrado/evidenciado en un KR (resultado clave). 3. Compartir los avances con toda la organización para seguir promoviendo los OKR. Comparta y comunique todos y cada uno de los avances a toda la organización para seguir promoviendo los OKR;
3. Supervise su plataforma y "sistema" de OKRs para asegurarse de que todos los equipos actualizan los resultados y el progreso según sea necesario;
4. Comience a trabajar en una plantilla y un diario para la revisión de mitad de trimestre;
5. Envíe artículos o estudios de casos de OKR a los equipos, para generar motivación y para que los equipos comprendan lo transformador que puede ser un programa de OKR para la organización y sus empleados;
4ª semana:
1. Asista y asegúrese de que sus equipos asisten a las revisiones semanales de -al menos- dos equipos para "auditar" y ofrecer sugerencias de mejora [idealmente, equipos diferentes del que visitó la semana anterior];
2. Mantener el proceso de búsqueda de cualquier "ganancia rápida" incremental: por ejemplo, una tarea importante que se ha completado, por ejemplo, o un progreso demostrado / evidenciado en un KR (resultado clave). 3. Compartir las ganancias con toda la organización para seguir promoviendo los OKR;
3. Organiza una reunión con tus Embajadores y Campeones para evaluar cómo va la implementación. ¿Están entusiasmados con el proceso de los OKR? ¿Qué dificultades encuentran?
4. Distribuya la plantilla y el orden del día de la reunión de control de mitad de trimestre para recabar la opinión de los equipos;
5. Reunirse con el patrocinador ejecutivo para proporcionarle información actualizada sobre la aplicación;
5ª semana:
1.Finalice la plantilla de control de mitad de trimestre y distribúyala a todos los equipos;
2. Busque cualquier "ganancia rápida" incremental: una tarea importante que se haya completado, por ejemplo, o un progreso demostrado/evidenciado en un KR (resultado clave). Comparte los logros con toda la organización para seguir promoviendo los OKR;
3. Supervisar el progreso con los Embajadores y Campeones en los temas difíciles que puedan haber surgido en las reuniones OKR para discutir y planificar los retos OKR identificados;
4. Envía un artículo sobre los OKR, un estudio de caso o cualquier otro documento relevante a los equipos para generar ánimos;
6ª semana:
1. Finalice la plantilla de control de mitad de trimestre y distribúyala a todos los equipos;
2. Busque cualquier "ganancia rápida" incremental: una tarea importante que se haya completado, por ejemplo, o un progreso demostrado/evidenciado en un KR (resultado clave). Comparte los logros con toda la organización para seguir promoviendo los OKR;
3. Supervisar el progreso con los Embajadores y Campeones en los temas difíciles que puedan haber surgido en las reuniones OKR para discutir y planificar los retos OKR identificados;
4. Envía un artículo sobre los OKR, un estudio de caso o cualquier otro documento relevante a los equipos para generar ánimos;
7ª semana:
1. Comprométase a que alguien con autoridad (preferiblemente de nivel C) asista a todas las reuniones de control de mitad de trimestre (no tiene que ser necesariamente la misma persona de nivel C). 2. Asegúrese de que estas reuniones de control de mitad de trimestre generen comentarios y recomendaciones de mejora;
2. Realice un seguimiento con todos sus equipos para asegurarse de que han llevado a cabo las comprobaciones de mejoras de mitad de trimestre;
3. Informar de los progresos del OKR a la organización;
8ª semana:
1.Organizar reuniones con los Embajadores para evaluar la reacción sobre cómo está progresando la implantación. ¿Sigue la gente motivada y comprometida con el proceso de los OKR? ¿A qué dificultades se enfrentan?
2. Obtenga información de los equipos sobre el impacto y las lecciones aprendidas en las reuniones de control de mitad de trimestre. Busque casos de éxito o lecciones que puedan compartirse con la organización;
Novena semana:
1. Comprobar que los equipos celebran sus reuniones semanales de control;
2. Como siempre, comprueba y busca los beneficios de los OKR que puedas compartir con toda la organización;
3. Informe a todos los equipos de que las propuestas de OKR para el trimestre siguiente deben presentarse en el plazo de dos semanas;
4. Empiece por crear una plantilla o un orden del día para el proceso de retrospectiva/revisión trimestral;
5. Reunirse con el/los patrocinador/es ejecutivo/s para proporcionar información actualizada sobre la aplicación;
10ª semana:
1. Comunique a todos los equipos que el plazo para presentar sugerencias de OKR para el próximo trimestre finaliza la semana que viene;
2. Anime e incentive a todos los equipos a celebrar reuniones de alineación (si es necesario) con otros equipos para entender los puntos de sinergia o los puntos de conflicto y cómo resolverlos, lo cual es fundamental para el éxito de los OKR;
3. Asistir al menos a una reunión de alineación para obtener y ofrecer opiniones;
4. Proporcione cualquier tipo de "consejo" o "herramienta" para ayudar a los equipos. Puede basarse en lo que haya aprendido de los equipos hasta el momento;
5. Compartir todos y cada uno de los logros de OKR conseguidos por los equipos hasta el momento;
6. Comparta la plantilla y las instrucciones para la retrospectiva y la revisión con los equipos, para recabar su opinión;
11ª semana:
1. Asegúrese de que todos los OKR se han introducido en su sistema / plataforma;
2. Haga un seguimiento de los equipos que no hayan proporcionado OKR y solicite ayuda;
3. Organice una reunión con los Embajadores para evaluar su opinión sobre la marcha de la aplicación. ¿Sigue la gente motivada con el Programa OKR? ¿A qué retos se enfrenta la gente?
4. Finalizar el documento y la plantilla para la retrospectiva y la revisión de final de trimestre;
5. Compartir las ganancias del OKR con los equipos;
12ª semana:
1.Todos los OKR para el próximo trimestre deben estar registrados en la plataforma. Haz un seguimiento de los equipos que aún no hayan completado sus OKR;
2. Compartir con todos los equipos las plantillas, las metodologías y el orden del día del proceso de retrospectiva/revisión;
3. Compartir las mejores prácticas y los logros de los OKR con todos los equipos y la empresa;
13ª semana:
1. Celebrar las reuniones necesarias para garantizar que todos los OKR sean aprobados por la dirección;
2. Compartir los logros del OKR con los equipos;
3. Preparar el orden del día de un evento de cierre de OKR, en el que se compartan y presenten los índices de consecución de OKR y se compartan los OKR del trimestre en curso;
14ª semana (1ª semana del trimestre siguiente):
1Realice un evento de cierre de OKR durante el cual se compartan y presenten los índices de logro de OKR y se compartan los OKR del trimestre en curso;
Recuerde que, como todo en la vida, este proceso mejora con la práctica y con la creación de hábitos de excelencia. Normalmente, según nuestra experiencia, una organización necesitará 4 o 5 ciclos trimestrales para implantar ampliamente el proceso y la cultura de OKRs y extraer el máximo valor del marco, especialmente en términos de creación de músculo y madurez en el proceso de gestión de OKRs.
