Dentro de uma organização com potencial de crescimento, é comum que sejam utilizadas diversas ferramentas para o atingimento dos objetivos, o que inclui a análise FCA (Fato, Causa, Ação). Dessa forma, a gestão de pessoas consegue identificar a raiz de seus problemas e solucioná-los de maneira mais assertiva.
A análise FCA é simples e funciona de forma bastante efetiva para que líderes e gestores possam trabalhar com maior rapidez e eficiência seus processos e demandas. Ou seja, é uma excelente ferramenta para melhorar o desempenho e a rotina de trabalho.
Logo, entender do que se trata essa metodologia e de que forma é possível aplicá-la ao seu negócio, ajudará nas tomadas de decisões e na entrega de melhores resultados. Por isso, neste artigo você irá conferir:
- O que é a análise FCA?
- Análise FCA: Como funciona e para quê serve?
- Qual a importância de utilizar a análise FCA?
- Como aplicar a análise FCA na sua empresa
- Como a Improvefy trabalha a análise FCA
Boa leitura!
O que é a análise FCA?
A metodologia FCA ou análise de fato, causa, ação é uma ferramenta que visa analisar e solucionar os problemas empresariais, identificando suas causas e propondo soluções. De maneira geral, a análise FCA permite que falhas sejam identificadas e logo corrigidas.
Sendo assim, ao conseguir identificar os problemas e suas causas, é possível propor um plano de ação estratégico para obter o resultado desejado. É uma ferramenta que transforma a liderança em uma gestão de alta performance ao elaborar ações que corrijam os processos que deram errado.
A análise FCA (Fato Causa Ação), funciona em conjunto com a técnica dos 5 porquês (também conhecido como 5-Why). Desse modo, é possível encontrar a raiz do problema, entender suas causas e formular a ação que será realizada.
A seguir, iremos nos aprofundar sobre o método, entendendo qual sua relevância na prática e para quê serve. Siga com a leitura!
Análise FCA: Como funciona e para quê serve?
Para entender o conceito da análise FCA e o seu propósito é importante saber que ela divide-se em identificar o fato, encontrar a causa e definir a ação que será tomada.
De modo simples, é assim:
- Fato: É a descrição da situação/problema.
- Causa: Seria a razão que desencadeou o problema em si.
- Ação: Trata-se do conjunto de ações que serão tomadas para solucionar o problema.
Com base nisso, a ferramenta serve para aplicar em qualquer tipo de problema que a organização esteja enfrentando. É possível, analisar a performance e realizar a avaliação de desempenho das equipes para entender as prováveis causas pelos altos índices de turnover, por exemplo.
Outra medida, que também pode ser feita com base em uma metodologia FCA é analisar porque as vendas diminuíram em 10% em relação ao mês anterior, por exemplo. E tudo isso para conseguir compreender seus resultados de forma efetiva, por isso é tão importante estabelecer métricas mensuráveis.
Dessa forma, o FCA contribui para que a organização consiga centralizar seus recursos e esforços na identificação do seu problema raiz, otimizando tempo e ainda, se prevenindo de possíveis riscos.
Como mencionado anteriormente, o método FCA juntamente com a técnica dos 5 porquês funciona de maneira simples mas eficaz para facilitar a identificação de problemas e solucioná-los.
Agora entenda a importância da adoção dessa metodologia!
Qual a importância de utilizar a análise FCA?
O método FCA tende a tornar seus processos mais estratégicos, uma vez que ele consegue padronizar o fluxo de trabalho, tornando a identificação dos problemas mais simples de entender e solucionar.
Um ponto que deve ser levado em consideração ao implementar esse método na empresa, é o de desenvolver melhores práticas organizacionais.
Isso porque, uma vez que é feito uma análise mais profunda e detalhada sobre os resultados e possíveis problemas, há a possibilidade de consolidar o que foi descoberto e atuar melhor na correção do problema em questão.
Portanto, independentemente de qual seja o problema que esteja afetando a performance dos resultados, ele será identificado e logo não terá mais reincidência. O que ajuda a proporcionar uma maior qualidade nas entregas.
E ainda, devemos mencionar que a prática do FCA trás a empresa uma variável positiva, o de propor melhorias contínuas. Então, como vimos a análise FCA tornou-se uma estratégia bastante positiva para a gestão que deseja transformar seus resultados e atingir suas metas!
Como aplicar a análise FCA na sua empresa
Agora que você já entendeu do que se trata o método FCA, é hora de aprender a colocar em prática na sua gestão.
Em um primeiro momento, é preciso reunir todas as informações e dados possíveis, em seguida entender quais são suas causas, por que razões determinada situação acontece ou aconteceu e por fim, definir uma ação para reverter a situação.
De modo geral é bastante simples, a análise FCA funciona assim:
Fato
Para conseguir preencher as lacunas correspondentes sobre determinado problema, ou seja, para um melhor entendimento da situação é necessário organizar os fatos. Desse modo, a organização precisa saber identificar quais situações necessitam de atenção e devem ser trabalhadas.
Nessa etapa, é essencial conter o máximo de detalhes possíveis enriquecendo o documento que servirá como base para dar seguimento na análise FCA e também, tornando o processo muito mais completo e preciso.
Isso porque é preciso considerar que o método serve tanto para solucionar problemas pontuais como para se antecipar, atuando de forma preventiva. Dessa forma, há a necessidade de aplicar a metodologia continuamente compartilhando as informações com os responsáveis.
Causa
Partindo da identificação do problema, a causa corresponde exatamente ao motivo que provocou a situação. Mas, é preciso ressaltar que nem sempre determinar a causa de um problema é uma tarefa fácil, isso porque as vezes a resposta nem sempre é óbvia e é necessário investigar com cautela o que provocou o problema para a empresa.
Nesse contexto, um bom exemplo, é quando a organização enfrenta um alto índice de rotatividade e em uma primeira análise, sua causa está atrelada a algum tipo de problema com o plano de cargos e salários da empresa.
Porém, quando é feita uma investigação mais detalhada o resultado aponta para falhas na gestão que provocam problemas no ambiente de trabalho, tornando o clima organizacional insatisfatório para os colaboradores.
Por isso, juntamente com a etapa da causalidade é utilizado a técnica dos 5 porquês, que irá facilitar esse processo, permitindo chegar na causa raiz do problema.
Basicamente a técnica se refere a prática de se aprofundar nas perguntas a fim de encontrar uma resposta detalhada sobre determinado problema. Isso porque muitas vezes a resposta óbvia não é necessariamente a correta.
Logo, quanto mais vezes o porquê for utilizado, maiores são as chances de encontrar a causa central de uma situação.
Por exemplo: o setor comercial identificou que houve queda no seu rendimento no último mês e a resposta foi porque houve redução na equipe. Mas somente com esse dado não é possível solucionar o problema, então há espaço para mais porquês, como:
Por que a equipe diminuiu?
Qual o motivo para a demissão do colaborador?
Entre outras questões que levarão a gestão a identificar qual de fato é o problema e assim, partir para um planejamento.
Ação
Quando o problema é identificado e sua causa apontada é esperado que uma atitude seja tomada para reverter o quadro e solucionar a questão. Sendo assim, na etapa de ação a gestão é responsável por propor soluções e implementar medidas para contornar o problema e reduzir os danos.
Ao definir as ações que serão implementadas é necessário dizer que há dois tipos de ações: a ação sob-efeito e a ação sob-causa.
A primeira acontece apenas como uma contenção de danos e é aplicada em um primeiro momento. O que não garante que o problema não vá acontecer de novo e desencadear os mesmos resultados ou até mesmo piores.
Por isso, no segundo momento é utilizado a ação sob-causa que de fato foca na origem do problema e na erradicação de falhas definitivamente.
Dessa forma, como podemos observar há uma lógica em toda a aplicação da análise FCA e a mesma deve ser implementada com qualidade e eficiência. Assim, líderes e gestores conseguirão conter desperdícios, de tempo e recursos, e focar na obtenção de melhores resultados.
Como a Improvefy trabalha a análise FCA
A Improvefy possui módulos em sua plataforma Jano, específicos, para atender demandas da gestão que estejam focados em melhoria de resultados. Dessa forma, é possível utilizar a ferramenta para aplicar a análise FCA com eficiência.
Veja a seguir um modelo de exemplo da utilização da ferramenta:
Depois que cada um dos espaços é preenchido corretamente, é possível realizar a análise FCA de modo a entender todo o contexto na qual a empresa está inserida e a partir disso, colocar em prática o plano de ação.
Com o Jano, a gestão pode utilizar métodos que auxiliem na proposta de analisar o desempenho e a performance dos indicadores e das metas que foram estabelecidas. E assim, tornar os processos de trabalho muito mais eficientes e assertivos.
Não esquecendo do propósito do método, que é justamente conseguir identificar os problemas e propor soluções e melhorias para os seus processos. Sendo assim, ao aplicar o método na sua empresa isso permite com que haja a concretização dos objetivos e não ocorra desperdício de tempo e nem de recursos com a reincidência de problemas.
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