É comum o colaborador possuir aquele dia em que completar as tarefas atribuídas parece algo fora de alcance. Com a tentação das mídias sociais, jogos, internet em geral, além da agitação constante das pessoas no escritório, é fácil ter interrupções e distrações durante o dia. Independentemente do trabalho, rotinas e tarefas, ter produtividade no trabalho é alcançar resultados efetivos no menor tempo possível, ou seja, trabalhar de maneira mais inteligente. Concluir mais tarefas ou trabalhar mais horas não significa necessariamente que o colaborador está sendo mais produtivo, significa apenas que a pessoa está mais ocupada. A produtividade significa otimizar fluxos de trabalhos, reduzir as chances de interrupções e refinar processos.
Como gestor, é importante observar o envolvimento dos colaboradores e como isso afeta a equipe, caso a produtividade esteja baixa e algumas pessoas parecem estar com baixo desempenho, pode ser uma falta de descompromisso, problemas de colaboração ou processos ineficientes da função. Uma empresa não pode ser produtiva, sem que os colaboradores sejam capazes de realizar de forma eficiente o trabalho. Promover a produtividade de cada profissional é uma parte essencial para impulsionar os resultados. Um colaborador que se sente pessoalmente produtivo, muitas vezes, também experimenta mais felicidade e realização no trabalho.
Benefícios da produtividade no trabalho
A produtividade pode ajudar os profissionais a impor limites saudáveis no trabalho e a se sentirem mais no controle. Algumas pessoas podem até gostar mais do trabalho quando são produtivas, se sentindo bem menos estressadas com cada entregável. Uma força de trabalho engajada trabalhará mais, mais rápido e com muito mais entusiasmo.
Outro benefício da produtividade, é reter indivíduos talentosos da equipe. Quando uma pessoa ingressa na empresa, eles possuem expectativas e desejos; quando a gestão deixa de fornecer isso, eles começam a procurar opções melhores em outras empresas. Portanto, envolver os colaboradores também ajuda a reduzir o custo da rotatividade e melhora a retenção.
Tradicionalmente a produtividade é associada com desempenho, pois entender o que motiva os colaboradores e desenvolver culturalmente dentro da empresa, pode impulsionar a produtividade, desempenho e os resultados.
Como medir a produtividade
Para medir a produtividade não é necessário prometer novos incentivos, dar prêmios luxuosos ou comissões. Listamos algumas formas práticas e eficazes de gerar maior produtividade da equipe:
- Definir metas: Ajuda o colaborador a definir e alcançar seus objetivos, sendo uma parte essencial da função. O estabelecimento de metas é importante também como mecanismo para fornecer feedback. Uma maneira de medir a produtividade é definir metas no início de cada trimestre e monitorar o progresso. Se forem objetivos de equipe, é possível revisá-los em reuniões de equipe semanal. Por outro lado, também é possível usar reuniões individuais para criar um plano de desenvolvimento e orientar cada indivíduo em seu desenvolvimento profissional;
- Medir a qualidade do trabalho: Enviar mais e-mails, consertar erros ou realizar mais ligações, podem parecer boas medidas de produtividade. No entanto, às vezes é mais importante se concentrar na qualidade do que no volume. Ao analisar a produtividade, considere a qualidade do trabalho desenvolvido;
- Medir a quantidade de trabalho concluída: Por último, mas não menos importante, é possível medir a produtividade observando o número de tarefas concluídas em um período de tempo específico.
Melhorando a produtividade
O elemento mais importante de uma empresa são as pessoas, afinal, colaboradores produtivos são o que torna uma empresa engajada em primeiro lugar. Separamos 13 itens que visam medir, calcular e o mais importante melhorar a produtividade no trabalho.
- Estabeleça metas diariamente
Entenda quais os objetivos são necessários alcançar todos os dias, é possível listar um número de atividades ou metas. Ao utilizar uma listagem é possível manter o colaborador no caminho certo e motivado, pois será capaz de realizar uma coisa de cada vez, em vez de ficar sobrecarregado com um monte de tarefas.
- Faça a coisa mais difícil primeiro
Realizar a tarefa mais difícil primeiro é uma maneira de seguir a rotina e se desligar de todas as distrações. Isso significa evitar verificar e-mail, telefone ou redes sociais até que a tarefa mais difícil do dia esteja concluída. Ao fazer isso é possível ter um tom mais positivo para o dia, tendo enfrentando a atividade mais complexa primeiro.
- Reveja a semana todas as sextas-feiras
Identifique quais as atividades que não foram realizadas durante a semana e liste em ordem de prioridade para a próxima semana, dessa maneira será mais fácil se concentrar em itens que estão atrasados.
- Identifique a hora do dia mais produtiva
Todo mundo tem um determinado momento do dia em que tende a obter uma explosão extra de foco e criatividade. Para algumas pessoas, esse momento chega pela manhã. Para outros, pode vir depois do almoço ou mesmo à noite. Organize a rotina para aproveitar esse período.
- Comece com apenas 5 minutos
A procrastinação é inimiga da produtividade, comprometer-se a fazer cinco minutos de tudo o que está adiando, é a chave para começar qualquer atividade. Ao final dos cinco minutos, a atividade acaba sendo realizada, sendo possível finalizar tudo.
- Compreenda suas prioridades
Em vez de se sentir sobrecarregado e sem tempo para fazer tudo, é importante identificar as principais prioridades e concentrar-se nelas. As outras coisas podem esperar.
- Defina limites
Para reduzir interrupções e distrações desnecessárias, definir limites e comunicá-los de forma eficaz, ajudará a gerenciar as expectativas e recuperar a programação.
- Isole-se das distrações
Desligue tudo sempre que possível e concentre-se em uma única tarefa sem interrupção. As distrações normalmente não requerem a atenção imediata, mas quando ocorrem em um momento de foco intenso, podem atrapalhar seriamente.
- Não perca tempo com e-mails
É uma ferramenta eficaz de comunicação no local de trabalho, porém eliminar o e-mail sem importância não só economiza tempo, mas também garante que o destinatário leia todo o e-mail e reconheça as principais conclusões. Responder a e-mails rapidamente também pode evitar o estresse de uma caixa de entrada cheia, que é desorganizada e difícil de classificar. Selecione um horário do dia para organizar seus e-mails.
- Descansar a mente
Quando tiramos um tempo para recarregar, somos mais eficazes. O excesso de trabalho pode realmente prejudicar o desempenho e levar ao esgotamento mental. Reserve um tempo para se distrair, aumentar o desempenho cognitivo e, por fim, melhorar a eficácia.
- Planeje o amanhã
O planejamento da noite anterior pode ajudá-lo a começar o dia com suas prioridades e expectativas sob controle.
- Crie uma rotina
Separe cada dia da semana com um tema diferente e atribua às tarefas correlatas a um intervalo de tempo dentro desses dias. Isso realmente permite que cada tópico seja visto, sem se distrair com o que não está diretamente relacionado.
- Automatize tarefas manuais
Automatizar as tarefas manuais é uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade, dimensionar o impacto e manter o foco no trabalho. A automação é uma maneira segura de economizar tempo, para que o colaborador possa se concentrar em outras tarefas mais valiosas.
Além destes itens, aprenda a diferença entre produtividade e eficiência. Mantenha em mente que eficiência é fazer o mesmo com menos, enquanto produtividade é fazer mais com o mesmo. Desta maneira, aumentar a produtividade é importante para que a equipe alcance suas metas e a empresa conquiste maior resultado.
