No dia a dia das empresas, é fundamental fazer uso de estratégias eficientes para alinhar e desenvolver os colaboradores. E, é exatamente nesse cenário que incluímos a reunião one on one.
Sendo uma importante ferramenta da gestão de pessoas, que visa estabelecer um contato direto entre líderes e seus liderados, esse tipo de reunião busca resolver problemas, alinhar expectativas e objetivos, transmitir e colher feedbacks para assim aproximar gestores de seus colaboradores.
Para entender a relevância desse método, antes, é essencial conhecer melhor essa prática corporativa e descobrir como aplicá-la em seu negócio. Neste conteúdo você irá encontrar:
- O que é reunião one on one?
- Qual a importância da reunião one on one?
- Como organizar e quais as boas práticas do one on one?
- Como nossa ferramenta pode ajudar nas reuniões one on one
Vamos lá? Boa leitura!
O que é reunião one on one?
O modelo de reunião 1:1 é uma prática que funciona muito bem para a construção de uma cultura organizacional confiável, identificando pontos de melhoria que podem ajudar no atingimento de metas e desenvolvimento dos colaboradores.
Dessa maneira, as reuniões focam de forma individual, como o próprio nome já sugere, no alinhamento de expectativas, ideias e objetivos a serem alcançados.
Isso porque trata-se de um conceito bem simples, o de discutir as atividades e o fluxo de trabalho, assim como, de permitir um momento específico para que o colaborador exponha suas opiniões e se sinta à vontade para transmitir percepções e possíveis problemas e conflitos.
Esse tipo de reunião, onde somente duas pessoas participam, geralmente ajuda bastante a criar uma comunicação mais aberta, sincera e sólida. E isso beneficia a todos, não somente a empresa como também ao colaborador que se sente valorizado e incluído na tomada de decisões.
Qual a importância da reunião one on one?
As reuniões 1:1, quando feitas da maneira correta, geram inúmeros benefícios e grandes oportunidades de crescimento. Por isso, precisam ser implementadas na cultura organizacional da empresa, com o foco no colaborador para que assim os resultados possam aparecer.
É normal que no dia a dia das empresas a gestão possa falhar em algum ponto que negligencie a comunicação com os colaboradores, mas é necessário estar atento a esses momentos e conhecer táticas que ajudem a aproximar líderes de seus liderados.
Com o one-on-one há a possibilidade de conhecer melhor cada profissional, dedicando tempo exclusivo para a resolução de questões essenciais para sua evolução e desenvolvimento profissional.
Independente do formato de trabalho, presencial, híbrido ou em home office, há a necessidade de estabelecer e manter uma relação saudável e confiável entre a equipe. E com a era digital, ter ferramentas que possibilitem essa prática é o que facilita e ajuda a tornar os processos mais eficientes e de qualidade.
Além desses benefícios que o 1:1 pode trazer, podemos listar outros como:
Maior assertividade na resolução de problemas
Para conquistar uma maior assertividade no entendimento entre as equipes e seus gestores, é necessário investir em uma comunicação mais aberta e direta. O que possibilita o acesso a diversos feedbacks, agregando uma maior objetividade na resolução de problemas apresentados nas reuniões.
Sendo assim, as atividades tornam-se muito mais bem direcionadas e os gargalos podem ser facilmente identificados, o que ajuda a reduzir significativamente possíveis conflitos.
Aumento da satisfação dos colaboradores
Quando o colaborador é ouvido e suas necessidades são atendidas, ele percebe a dedicação e o esforço da gestão, em entendê-lo e valorizá-lo. Por conseguinte, sua satisfação no ambiente de trabalho aumenta.
Isso acontece também porque há o cuidado em alinhar as expectativas e responsabilidades do colaborador com o gestor, facilitando a rotina e permitindo um fluxo de trabalho mais transparente e de qualidade.
Melhora no ambiente de trabalho
Propor momentos específicos para uma escuta ativa no ambiente corporativo só aumenta a qualidade nas relações de trabalho e a valorização, assim como, o reconhecimento do potencial de cada colaborador, o que são pontos muito importantes na construção de um ambiente de trabalho saudável, confiável e estimulante para o seu capital humano.
Maior confiança e respeito entre líderes e liderados
O foco das reuniões individuais é também estabelecer uma relação de confiança e mais profunda com cada colaborador. Dessa forma, é possível estimular o crescimento contínuo do profissional, o que serve como ponte para a geração de uma base mais sólida entre gestores e suas equipes.
O respeito e a preocupação em reter seus talentos é o que ajuda na construção de bons relacionamentos interpessoais no ambiente corporativo.
Mais abertura para uma comunicação direta e objetiva
A reunião NÃO deve ter o foco em apenas permitir que o gestor transmita suas observações e delegue seus objetivos. Para tornar a comunicação mais horizontal e fluída, ambos os lados devem ser ouvidos.
Para o colaborador as vantagens são inúmeras já que há uma maior abertura e facilidade para colher informações pertinentes às suas tarefas, e ainda para tirar dúvidas.
O momento é próprio para que o colaborador consiga expor suas dificuldades e realizar uma autoavaliação do seu desempenho. Assim como para o gestor é benéfico ter uma comunicação constante e aberta com a sua equipe de forma individual.
Aumento da produtividade e do engajamento
Promover um aumento de engajamento dos colaboradores nas atividades que a gestão propõe não é uma tarefa fácil. E ainda, conseguir que os profissionais sejam produtivos em suas rotinas parece algo bastante desafiador.
Mas com a estratégia adequada, é claro que é possível conquistar esse engajamento e produtividade.
De forma geral, quando as reuniões 1:1 são inseridas na cultura da empresa e passam a ser constantes, de maneira que todos entendam sua importância e relevância, é provável que os resultados reflitam em entregas mais eficientes e com qualidade, retendo os talentos e diminuindo o turnover.
Como organizar e quais as boas práticas da reunião one on one?
Agora que você entendeu o que quer dizer reunião one on one e sabe da sua importância para o aumento dos resultados e do fluxo de informações fundamentais para a empresa, chegou a hora de aprender como colocar essa estratégia em prática.
O ideal é que as reuniões se tornem constantes e que todos consigam aproveitar ao máximo cada encontro. Sendo assim, é fundamental saber organizar cada detalhe, e para facilitar esse caminho separamos algumas boas práticas que você deve adotar:
Planeje o que será abordado
Anotar e planejar o que será tratado nas reuniões individuais é fundamental para que não haja fuja do propósito central, conseguindo assim, um melhor aproveitamento.
Deste modo, o que mais ajuda os gestores e líderes nesse momento é conseguir ter acesso aos dados e informações sobre o colaborador em um só lugar. Um planejamento de qualidade é o que fará todo o processo acontecer de forma eficiente e com resultados significativos de ambos os lados.
De forma geral, preparar a pauta que será trabalhada em cada reunião one on one, como metas, objetivos, avaliações de performance, feedbacks, entre outros temas é o que permitirá uma maior assertividade e produtividade para os encontros.
Peça para que o colaborador também se prepare
Quando o colaborador é novo na empresa, a reunião one on one é uma excelente prática para deixar o profissional melhor ambientado sobre suas tarefas e demandas do dia a dia.
Logo, é muito importante dar a chance ao novo colaborador de tirar dúvidas e de se integrar ao ambiente e a rotina da empresa de uma forma mais dinâmica.
Mas, nos casos em que o colaborador for mais experiente e já possuir sua própria rotina, com atividades bem estruturadas, é necessário seguir por outro caminho.
Por tanto, cabe ao gestor solicitar que as pautas o profissional sugerir sejam direcionadas para, momentos de mentoria que o ajudarão no seu crescimento e desenvolvimento profissional, por exemplo.
Defina o local e a frequência das reuniões
O recomendável é que as reuniões one on one não tenham um intervalo muito grande para não tornarem os temas discutidos defasados até o próximo encontro. Pensando nisso, a frequência das reuniões precisam ser definidas, assim como o local e quais as pautas serão trabalhadas.
Há disponível no mercado diferentes ferramentas e plataformas que permitem agendar essas reuniões e notificar, com um e-mail, cada um de seus participantes. Toda essa facilidade é o que permite que nada seja esquecido e nem passe despercebido durante o planejamento semanal/mensal de cada colaborador.
Seja no formato presencial ou por meio de plataformas digitais, a reunião one on one, assim como qualquer outra atividade corporativa, precisa ser devidamente planejada e agendada para garantir seu sucesso.
Tenha uma escuta ativa e mostre-se flexível
O momento mais reservado para conectar profissionais e ajudar na geração de relações mais respeitosas, sólidas e de confiança, só será possível se ambos os lados se mostrarem dispostos a ouvir.
Logo, para o gestor, é importante que ele adote uma postura mais flexível e realmente proponha a liberdade que o colaborador necessita para expor suas ideias, opiniões e dificuldades.
Por outro lado, o profissional precisa colaborar e confiar no gestor, para conseguir admitir suas possíveis dúvidas ou mesmo descontentamentos.
Desta maneira, mostrar-se aberto e disponível para ouvir críticas e sugestões é o que fará toda a diferença no processo.
Além desses pontos importantes para o bom funcionamento de uma reunião one on one, é essencial que você domine a técnica e não esqueça das boas práticas básicas que são:
- Receba o colaborador de forma descontraída e disposta a ouvi-lo;
- Incentive o colaborador a participar da reunião de forma ativa, expondo suas ideias e opiniões;
- Não faça julgamentos e muito menos juízo de valor;
- Reforce os pontos positivos do colaborador e elogie seus esforços e melhorias;
- Combine feedbacks que tratam do desempenho e da performance do colaborador;
- Não permita que haja fuga do objetivo inicial da reunião, sempre esteja atento no andamento do encontro.
Com esse passo a passo e dicas para as boas práticas, será muito mais simples estruturar uma reunião 1:1 eficiente. E que consiga entregar valor, conectando e aproximando os profissionais.
Como uma ferramenta pode ajudar nas reuniões one on one
As organizações, ao entenderem a grande oportunidade que é criada com essa metodologia passaram a aperfeiçoar o método e a buscar no mercado ferramentas que facilitem o processo.
Nesse ponto, é fundamental ressaltar a necessidade de transformar a forma como a gestão de desempenho acontece nas organizações e integrar as estratégias e planejamentos do RH com ferramentas de qualidade disponíveis no mercado.
Sendo assim, conheça agora como uma ferramenta de gestão específica para esse propósito pode revolucionar todo o funcionamento e resultados da empresa. Acompanhe!
Centralize as informações e dados do colaborador
É comum que algumas empresas ainda estejam atreladas a processos manuais para a organização e armazenamento de dados e informações dos seus colaboradores. E nesses casos, é justamente, o que pode dificultar a performance das atividades.
Sendo assim, é fundamental ter em mãos uma ferramenta que reúne tudo o que é necessário para a realização das 1:1 com qualidade.
E com a plataforma Jano isso é completamente possível! As possibilidades são diversas, como recursos customizáveis para o gestor identificar cada colaborador e armazenar seus dados de forma completa e precisa, o que transforma o trabalho do gestor e permite uma facilidade com a centralização de informações.
Documente as avaliações
É possível exportar e controlar as avaliações feitas com a plataforma, transformando essas informações em relatórios e documentando cada reunião one on one. E assim, permitir um maior aproveitamento das mesmas.
Documentar é uma grande vantagem para conseguir avaliar cada encontro e mapear os pontos que estão sendo trabalhados e precisam ser ajustados ou não. E ter esse tipo de documentação só facilita e agrega valor ao processo.
Facilite a tomada de decisões
O processo de tomada de decisão pode ser realizado por meio do mapeamento de informações e análises referentes à performance dos colaboradores. O que é uma das melhores estratégias para facilitar esse momento dentro das organizações.
A partir disso, é possível elaborar um plano de carreira com base nas informações recolhidas, com o contexto no qual cada colaborador está inserido, o que permite buscar soluções e resultados ainda melhores para o futuro da empresa.
Por fim, as reuniões one on one devem ser uma das estratégias da gestão para cuidar de seu capital humano, ajudando a promover e reter seus talentos.
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