Como a maioria das pessoas sabe, mudar é difícil, especialmente quando se trata de um novo modelo de trabalho, ou ainda um novo modelo de gestão e comportamento das pessoas. E a mudança é o que você está buscando com a implementação de OKRs. Para auxiliar você nesta iniciativa, A Improvefy desenvolveu um roadmap em um ciclo de 90 dias do que deve acontecer, no sentido de garantir uma implementação com sucesso dos OKRs, integrando com a cultura e hábitos de gestão da organização, garantindo que sua organização extraia o máximo impacto dos investimentos no modelo de OKRs.
Por que 90 dias? E por que este roadmap? Porque pesquisas mostram que mais de 75% das pessoas mantém uma meta ou hábito novo por uma semana, porém então – aos poucos – começam a voltar aos velhos hábitos e comportamentos, mas que se estas pessoas conseguem manter um novo comportamento / hábito por 90 dias, esta mudança tem maior probabilidade de se tornar permanente, com menor possibilidade de retornar aos velhos hábitos.
É por isto que este roadmap de 90 dias é tão importante – porque na implantação de um projeto de OKRs – sua equipe e sua empresa precisará se engajar em atividades e comportamentos que irão reforçar os hábitos saudáveis, reforçando a “musculatura” do seu time e – dramaticamente – aumentando as possibilidades de que os OKRs irão ajudar sua organização a crescer e prosperar.
Ações específicas de OKRs para o primeiro trimestre
Abaixo, seguem ações específicas que seu time de OKRs (Champions e Embaixadores) deveriam ter semanalmente durante o 1º trimestre (1ºs 90 dias) da sua implementação de OKRs.
1º semana:
1.Garanta que a “estrutura” de roll-out dos OKRs – ou seja, o modo pelo qual os OKRs serão desdobrados ao longo da organização esteja compreendido por todos os envolvidos. Os papéis e responsabilidades – neste momento – devem estar claros para todos a respeito de quem irá criar os OKRs e quem não irá;
2. Deixe claro para todo mundo qual o nível que os OKRs serão alinhados. Ficaremos no nível de times? Ou dos indivíduos? Traga clareza – junto com seu time de Champions e Embaixadores – para garantir uma compreensão compartilhada;
3. Se você e seu time de OKRs criaram um “Playbook de OKRs” ou ainda “Manual do usuário” e garanta que este material foi finalizado e distribuído e que está acessível para todos os times. Se sua empresa – ou seu time – não desenvolveram um Playbook ou Manual, recomendamos fortemente que seja construído;
4. Faça o check e acompanhe junto aos times se todos já elaboraram os OKRs e fizeram o cadastro / upload na plataforma de gestão de OKRs. Caso algum time não tenha cadastrado os seus OKRs na plataforma, certifique-se de endereçar junto aos Champion, Embaixador e liderança do time um plano de ação para cadastro / upload imediato na plataforma;
5. Encoraje todos os times para checar a plataforma e ver os OKRs dos outros departamentos e times. Isto tem dois principais objetivos:
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- Buscar por oportunidades de alinhamento e cooperação – ou ainda – identificar objetivos e esforços conflitantes e inversamente proporcionais;
- 4x maior possibilidade de atingir um OKR, se você declarar publicamente – de acordo com pesquisas ou ainda “em recente pesquisa de mil adultos americanos, 92% dizem que se sentiriam mais motivados a alcançar seus objetivos se os colegas pudessem ver seu progresso”;
6. com os Times, Champions e Embaixadores (se você está em dúvida dos papéis e responsabilidades no modelo de gestão de OKRs – acesse nosso artigo que deixa isto claro) ;
7. Crie um template e uma simples agenda para encontros de check-in semanais e distribua para todos os times, no sentido de ter um feedback se os times compreenderam e absorveram a metodologia e lógica do check-in;
8. Garanta que os recursos relacionados aos OKRs (artigos, treinamentos, materiais) estão disponíveis para todos os interessados em conhecer mais a metodologia. Isto pode estar em uma plataforma de gestão, de e-learning ou em um portal da intranet da empresa;
2ª semana:
1. Faça o acompanhamento, junto aos times que ainda não tenham finalizado seus OKRs. Agende reuniões pessoais com as times e indivíduos para compreender porque os times ainda não finalizaram os seus OKRs. O objetivo é garantir que os times finalizem seus OKRs, o mais rápido possível;
2. Encoraje todos seus times para fazerem check-in – ainda que informal. Note que é fundamental ter um template oficial corporativo de check-ins para os encontros da 3ª semana;
3. Finalize o template de check-in semanal e agenda / calendário de reuniões e distribua para todos os times;
4. Garanta que todos os times já programaram e oficializaram os check-ins semanais, os check-ins de meio de trimestre e no final do trimestre os processos de retrospectiva / review, integrado aos seus calendários e de suas equipes;
3ª semana:
1.Atenda e garanta que seus times atendam os check-ins semanais de – pelo menos – dois times para “auditar” e oferecer sugestões de melhorias;
2. Busque por qualquer “ganho rápido” e incremental – uma importante tarefa que foi completada, por exemplo, ou demonstrou / evidenciou progressos em um KR (resultado-chave). Compartilhe com os ganhos com toda a organização para continuar promovendo OKRs. Compartilhe e comunique todos e quaisquer avanços na empresa toda para continuar a promover os OKRs;
3. Monitore sua plataforma e seu “sistema” de OKRs, no sentido de garantir que todos os times estão atualizando os resultados e progressos, conforme requerido;
4. Inicie trabalhando em um template e agenda para o check-in de meio de trimestre;
5. Envie artigos de OKRs ou estudos de caso para os times – no sentido de gerar motivação e dos times compreenderem o quanto um programa de OKRs pode ser transformador para a organização e para os colaboradores;
4ª semana:
1. Atenda e garanta que seus times atendam os check-ins semanais de – pelo menos – dois times para “auditar” e oferecer sugestões de melhorias [ideal que sejam times diferentes do que você visitou na semana anterior];
2. Mantenha o processo de buscar por qualquer “ganho rápido” e incremental – por exemplo, uma importante tarefa que foi completada, por exemplo, ou demonstrou / evidenciou progressos em um KR (resultado-chave). Compartilhe com os ganhos com toda a organização para continuar promovendo OKRs;
3. Organize um encontro com seus Embaixadores e Champions para avaliar o feedback de como a implementação está indo. As pessoas e os times estão animados, em relação ao processo de OKRs? Quais são os desafios que eles estão encontrando?;
4. Distribua o template e agenda para o check-in de meio de trimestre para gerar feedback dos times;
5. Se encontre com o patrocinador executivo para prover uma atualização da implementação;
5ª semana:
1.Finalize o template / agenda de check-in para o meio de trimestre e distribua para todos os times;
2. Busque por qualquer “ganho rápido” e incremental – uma importante tarefa que foi completada, por exemplo, ou demonstrou / evidenciou progressos em um KR (resultado-chave). Compartilhe com os ganhos com toda a organização para continuar promovendo OKRs;
3. Faça um monitoramento de progresso com os Embaixadores e Champions em itens desafiadores que possam ter surgido nos encontros de OKRs para discutirem e planejarem os desafios identificados dos OKRs;
4. Envie um artigo de OKRs, estudo de caso ou qualquer outro documento relevante para os times para gerar encorajamento;
6ª semana:
1. Finalize o template / agenda de check-in para o meio de trimestre e distribua para todos os times;
2. Busque por qualquer “ganho rápido” e incremental – uma importante tarefa que foi completada, por exemplo, ou demonstrou / evidenciou progressos em um KR (resultado-chave). Compartilhe com os ganhos com toda a organização para continuar promovendo OKRs;
3. Faça um monitoramento de progresso com os Embaixadores e Champions em itens desafiadores que possam ter surgido nos encontros de OKRs para discutirem e planejarem os desafios identificados dos OKRs;
4. Envie um artigo de OKRs, estudo de caso ou qualquer outro documento relevante para os times para gerar encorajamento;
7ª semana:
1. Se comprometa a ter alguém de autoridade (C-level, de preferência) para atender todos os encontros de check-in de meio de trimestre (não precisa necessariamente ser a mesma pessoa do C-Level). Garanta que estes encontros de check-in de meio de trimestre gerem feedback e recomendações para melhorias;
2. Acompanhe com todos os seus times, no sentido de garantir que os times conduziram os check-ins de meio de trimestre, para melhorias;
3. Reporte progresso dos OKRs para a organização;
8ª semana:
1.Organize os encontros com os Embaixadores para avaliar o feedback de como a implementação está evoluindo. As pessoas continuam motivadas e engajadas no processo de OKRs? Quais são as dificuldades que as pessoas estão enfrentando?;
2. Obtenha junto aos times o feedback em relação ao impacto e aprendizados das reuniões de check-in de meio de trimestre. Busque por histórias de sucesso ou aprendizados que possam ser compartilhados com a organização;
9ª semana:
1.Faça a verificação (check-in) com os times, no sentido de garantir que eles estão tendo as reuniões semanais de check-in;
2. Como sempre, verifique e busque por ganhos de OKRs que você possa compartilhar – através da organização;
3. Informe todos os times que as propostas de OKRs para o próximo trimestre devem ser submetidos em duas semanas;
4. Inicie criando um template ou agenda para o processo de retrospectiva / review do trimestre;
5. Se encontre com o(s) Patrocinador(es) Executivo(s) para prover uma atualização a respeito da implementação;
10ª semana:
1.Comunique a todos os times que o prazo para enviar a sugestão de OKRs para o próximo trimestre é para a próxima semana;
2. Encoraje e incentive todos os times para ter encontros de alinhamento (caso seja necessário) com outros times para compreender pontos de sinergia ou pontos de conflito e como resolvê-los – o que é fundamental para o sucesso dos OKRs;
3. Atenda – pelo menos – um encontro de alinhamento para obter e oferecer feedback;
4. Forneça qualquer tipo de “dica” ou “ferramenta” para auxiliar os times. Estes podem ser baseados no que você aprendeu com os times – até agora;
5. Compartilhe todos e quaisquer ganhos de OKRs obtidos dos times – até agora;
6. Compartilhe o template e instruções para retrospectiva e revisão com os times – para feedback;
11ª semana:
1.Garanta que todos os OKRs foram inseridos no seu sistema / plataforma;
2. Faça um acompanhamento com quaisquer times que não tenham provido OKRs e busque dar assistência;
3. Organize um encontro com os Embaixadores para avaliar o feedback deles de como a implementação está indo. As pessoas continuam motivadas a respeito do Programa de OKRs? Quais são os desafios que as pessoas estão encarando?
4. Finalize o documento e template para a retrospectiva e revisão do final do trimestre;
5. Compartilhe os ganhos dos OKRs com os times;
12ª semana:
1.Todos os OKRs para o próximo trimestre deveriam estar cadastrados na plataforma. Faça o acompanhamento com quaisquer times que ainda não tenham completado seus OKRs;
2. Compartilhe com todos os templates, metodologias e agenda do processo de retrospectiva / review da agenda de todos os times;
3. Compartilhe as melhores práticas e ganhos dos OKRs com todos os times e a companhia;
13ª semana:
1. Faça reuniões necessárias para garantir que todos os OKRs sejam aprovados pela liderança;
2. Compartilhe os ganhos de OKRs com os times;
3. Prepare a agenda para um evento de fechamento dos OKRs, no qual os índices de atingimento dos OKRs são compartilhados, apresentados e os OKRs do trimestre atual sejam compartilhados;
14ª semana (1ª semana do próximo trimestre):
1Realize um evento de fechamento dos OKRs durante o qual os índices de atingimento dos OKRs são compartilhados, apresentados e os OKRs do trimestre atual sejam compartilhados;
Lembre-se que – como tudo na vida – este processo cada vez mais fica melhor com a prática, com a criação de hábitos de excelência! Normalmente, pela nossa experiência, uma organização precisará de 4 ou 5 ciclos trimestrais para amplamente implantar o processo e cultura dos OKRs e extrair o máximo de valor do framework, especialmente no aspecto de construir musculatura e maturidade no processo de gestão de OKRs.
