E a resposta é uma só: “Muda tudo, para melhor…”. Mas eu sempre reforço que adotar com sucesso um programa de OKRs, em uma organização requer muita disciplina, consistência e um verdadeiro e genuíno “querer” da organização em mudar o jeito de gerenciar os negócios e os seus times.

Pensando nisso, iremos abordar um pouco mais sobre OKRs e suas principais funções. Siga com a leitura!

OKRs: metodologia e aplicação

Eu sempre deixo claro que é preciso que a organização, especialmente a liderança compreenda que OKRs auxiliam a prover completa transparência e alinhamento ao longo de toda a organização, possibilitando gerenciar os negócios de maneira uníssona, com um sistema que traga clareza e responsabilização para todos os níveis da companhia.

Partindo deste ponto “higiênico” de que a liderança da organização ou dos times está comprada e alinhada em relação aos benefícios e esforços  que precisam ser feitos para a adoção de um programa de OKRs, o outro ponto fundamental é definir os papéis e responsabilidades dentro do programa de adoção de OKRs.

Sim, há papéis e responsabilidades específicas dentro de um programa de OKRs. Assim como qualquer estrutura ou modelo organizacional, um programa de OKRs precisa que sejam definidos papéis e responsabilidades e que todos os envolvidos cumpram as suas funções adequadamente.

Sempre que explico isto, reforço que isto não está relacionado ao cargo ou função dentro da empresa. Estamos falando aqui de funções específicas do programa de adoção dos OKRs.

Estas funções específicas são:

Patrocinador executivo

É o “Dono” do programa de OKRs, do ponto de vista organizacional. As principais responsabilidades do Patrocinador executivo são:

• Elaborar – junto do time sênior da empresa – os motivos pelos quais a organização está adotando OKRs, ou seja, deve ser gerado o contexto necessário para implantação dos OKRs [The Whys]
• Definir os critérios de sucesso para o programa de OKRs – como irá ser medido e verificado o sucesso da implantação do programa.
• Tomar ações, a partir de feedbacks da companhia, de reforço da necessidade e incentivos organizacionais para alavancar a utilização, aderência e garantir o sucesso do programa de OKRs.
• Atualizar e acompanhar o time executivo, em relação ao progresso do programa de OKRs;
• Aprovar o investimento e o funding do ponto de vista organizacional para o programa;
• Atuar como “ponto de decisão” nos problemas e desafios relacionados aos OKRs;

Champion interno

É o responsável pelo programa de OKRs – no nível tático gerencial. As principais responsabilidades do Champion interno são:

• Liderar – no nível tático e operacional – o programa de adoção dos OKRs e trabalhar junto ao time executivo para estabelecer o cronograma corporativo de OKRs;
• Servir como experts no que tange ao assunto dos OKRs: ler livros, artigos, atender seminários, realizar treinamentos e ser de fato especialista no assunto;
• Atuar como líder e administrador responsável por plataformas e softwares de OKRs, caso seja aplicável.
• Liderar a comunicação interna e engajamento da empresa no nível gerencial e operacional.
• Gerenciar o orçamento e programa de OKRs.
• Servir como ponto inicial de escala para problemas relacionados aos OKRs.
• Garantir o alinhamento inicial dos OKRs na organização.

Embaixadores

É o responsável pelo programa de OKRs – no nível de times. As principais responsabilidades do Embaixador são:

• Responsável pela evangelização e se tornar um expert interno para o seu grupo/time designado;
• Garantir a distinção entre rotina de negócios e OKRS – mudança de patamar;
• Ser um ponto de contato para todos os assuntos relacionados aos OKRs em suas áreas;
• Responsável (accountable) pelo sucesso do programa na sua(s) área(s);
• Alinhar-se com outros embaixadores e Champions de OKR para compartilhar as melhores práticas, desafios e aprendizados;

OKRs: Líderes de times

Os líderes de times são os responsáveis pelo atingimento dos OKRs dos seus times. As principais responsabilidades dos líderes de times são:

• Estabelecer as propostas de OKRs drafts e versão final para seus times/áreas;
• Revisar os OKRs com o seu time e finalizar baseado nos inputs de times;
• Identificar e sincronizar com os “donos de OKRs” para garantir o alinhamento;
• Avaliar os graus de atingimento dos OKRs com os times;
• Compartilhar e aplicar os aprendizados, após cada ciclo.

Dica extra

Se implantar esse modelo na sua organização está mais difícil do que você imaginou quando leu o livro do John Doerr, tenho dois aprendizados para compartilhar contigo:

• Fica difícil, antes de ficar fácil
•  Se a liderança está insatisfeita com os resultados da metodologia, diagnostique 3 dimensões para avaliar possíveis oportunidades de melhoria:

1. Se as lideranças organizacionais estão “compradas” e engajadas na metodologia, no programa de OKRs – isto é parte fundamental para o processo funcionar.
2. Se os papéis e responsabilidades: Patrocinador Executivo, Champion Interno, Embaixadores e Líderes de Times estão implantados, com os perfis corretos e se as pessoas responsáveis por estas funções estão desempenhando seus papéis de acordo com o que é esperado deles.

Quer implantar OKRs na sua empresa ou acelerar o programa que já está sendo adotado? Quer acelerar e sustentar a metodologia de OKRs? Entre em contato conosco!

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Neste nível a gestão começou a definir metas e estruturar seus processos, portanto indicamos a leitura do nosso Manual de Implementação OKR; Agora, se os OKRs estão definidos e escritos por cada equipe, é necessário verificar se estão alinhados com a meta da empresa, pois irão melhorar a performance durante o trimestre. Utilizando a gestão de metas com foco orientado para resultado, as pessoas conseguem priorizar o esforço individual e compreender como seu trabalho contribui para o resultado geral da empresa. Ter metas anuais é importante, porém dividir as metas em áreas com foco específico auxilia a manter o foco e a agilidade. 

Em vez de utilizar uma abordagem de KPI individual, ao implementar a gestão de metas e indicadores de performance é possível ter resultados orientados por dados. Para a direção da empresa este tipo de acompanhamento, torna possível discutir com os gestores quais áreas de maior importância precisam de melhorias, quais os problemas e onde alocar cada equipe para a resolução destes problemas. Este nível de discussão auxilia diretores e gestores a decidir sobre os resultados reais que conseguem entregar dentro do trimestre. 

Dificuldade de implementação dos OKRs

No começo da jornada, como acontece com a maioria dos frameworks, os OKRs são simples de entender, porém difíceis de dominar e implementar com precisão. Constantemente, os líderes não conseguem entender que os objetivos da empresa nem sempre se traduzem em objetivos individuais ou de equipe. Por exemplo, muitos colaboradores realizam tarefas contínuas ou repetitivas vinculadas ao cargo, executando muitas das mesmas ações, independentemente da atividade estar vinculada aos objetivos trimestrais da empresa. Quando os gestores não conseguem repassar quais os principais objetivos e propósitos de cada meta, é improvável que a equipe consiga avançar e compreender cada meta. Esse tipo de comportamento pode fazer com que as pessoas se sintam frustradas com a falta de alinhamento.

Outra dificuldade na implementação dos OKRs são aqueles que foram escritos especialmente com base no que a equipe acredita que pode alcançar, porém não altera nada no trabalho para alcançar o resultado. Líderes e colaboradores devem atualizar o progresso dos resultados regularmente, para avaliar com precisão cada evolução e se necessário realizar alguma mudança para se chegar no resultado. Caso contrário, ao chegar no final do trimestre, a avaliação mostrará que os resultados não podem ser alcançados. Sem o acompanhamento e integração das pessoas, os OKRs podem se tornar um “ritual” trimestral que não agrega valor à empresa. 

Em empresas de grande porte é possível confundir os objetivos da empresa com metas de receita. As pessoas costumam acreditar que o objetivo no nível da empresa deve ser “aumentar a receita X%” ou “reduzir o custo em y%”. Estes não são objetivos e sim metas de KPI (níveis de desempenho que deseja alcançar). Existem muitas coisas específicas que uma empresa pode focar e pode ser difícil priorizar, por isso lembre-se que o objetivo em nível corporativo deve ser uma declaração com foco para o trimestre. Se no caso a empresa deseja aumentar um número de receita mais alto, um objetivo trimestral pode focar na aquisição de novas parcerias, canais ou na expansão de um mercado diferente. Os objetivos valem também para melhoria da reputação da marca, satisfação do cliente, entre diversos outros. 

Os OKRs podem resolver uma série de problemas, mas isso depende muito de como será implementado o processo. Para aumentar a sinergia e a colaboração entre as equipes ao investir em estratégias interligadas, trabalhando entre departamentos. Desta maneira as equipes poderão compreender a importância de cada área e incentivar a busca do resultado, já que ambos compartilham as mesmas metas. Essa dinâmica quebra a abordagem de cima para baixo versus de baixo para cima, trazendo uma prática do processo de OKR lado a lado. 

OKR não é lista de atividades

O resultado de cada área impacta diretamente na meta geral, sendo necessário acompanhar o progresso constantemente para entender se os resultados estão na direção correta. Caso haja muito trabalho, muito esforço e nenhum resultado efetivo, é possível que a equipe esteja trabalhando em uma lista de atividades e não em OKRs. Basicamente, uma tarefa são ações que as pessoas precisam realizar, sendo pequenas tarefas todos os dias, é um “to do” necessário, e em alguns casos estas atividades (ou projetos), fazem parte para atingir um resultado, porém não necessariamente algo ligado ao objetivo da empresa.

Para quem começa a escrever seus OKRs, é comum ter certa dificuldade em realizar esta separação. Lembre-se que OKRs são sobre resultados e não atividades! São mudanças que precisam ser realizadas para que se possa atingir um objetivo maior. Fazer a separação entre o que as pessoas estão trabalhando, e quais as mudanças necessárias que precisam ser realizadas, evita misturar atividades normais (business-as-usual BaU), com seus OKRs. 

Descobrindo a maturidade do seu processo de OKR

Assim como acontece com as pessoas, o processo de amadurecimento está associado ao conceito de melhoria contínua e aperfeiçoamento dos resultados. O nível de maturidade mostrará como está seu processo de gestão de metas e atuará como guia para auxiliar na correta implementação. A Improvefy desenvolveu o  Diagnóstico da Maturidade da sua Gestão de OKRs para que líderes consigam identificar de maneira mais simples como otimizar cada processo.

Agora se você está começando a escrever e definir seus OKRs, ou ficou com alguma dúvida sobre como funciona a metodologia, sugerimos que verifique nosso Manual de Implementação de OKRs.

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Neste contexto vamos explicar como utilizar a gestão de metas OKR no planejamento estratégico para ter maior visão, prioridade das metas e planejamento para o próximo ano. 

O que são OKRs?

O modelo de gestão de metas – OKR é feito para ser simples e ágil, conectando o trabalho de todos ao planejamento estratégico geral do negócio, auxiliando a alcançar os resultados desejados do próprio plano como: crescimento, lucratividade, novos mercados, clientes recorrentes, entre diversos objetivos. A grande diferença dos métodos tradicionais de planejamento para os OKRs são as metas frequentemente definidas, rastreadas e re-avaliadas. Os OKRS não somente ajudam a construir resultados, eles auxiliam a desenvolver pessoas e os times. E isto acontece através da educação, envolvimento e oportunidades de desenvolvimento, além do reforço e da relação líder-liderado. 

Estruturação e alinhamento dos OKRS

Os principais benefícios desta abordagem são: alinhamento, transparência, mensuração, priorização, empowerment e superação. Criar alinhamento, contexto e propósito para sua equipe estabelecer aquilo que realmente importa, trabalhar de maneira mais focada, permitindo melhorar a qualidade das entregas dos times e dos colaboradores. Utilizando OKRs para definir as metas trimestrais, é possível fazer com que todos sigam na mesma direção, com prioridades claras. Lembre-se de que os OKRs não substituem estratégia, eles são ótimos para dar às pessoas metas específicas para atingir, pois ajudam a concentrar os esforços para chegar ao grande objetivo. 

Com a gestão de metas é possível desdobrar atividades, rotinas e permitir que os colaboradores compreendam como o trabalho desempenhado influência nas metas e objetivos da empresa. Todos os OKRs devem se conectar e apoiar uns aos outros: os objetivos do colaborador devem refletir os objetivos da equipe, os objetivos da equipe devem refletir os objetivos da área, da mesma maneira que os objetivos da área devem refletir os objetivos da empresa. Dessa maneira todo o esforço individual favorece uma visão completa e contribui para resultados mais significativos.

Utilizando OKRs em seu planejamento estratégico

A gestão de metas OKRs promove disciplina e foco nas atividades, toda decisão é tomada com base em uma pergunta: isso nos aproximará do nosso objetivo? 

Os OKRs também estabelecem padrões claros para medir o progresso. Uma vez que tudo é baseado em números e dados quantificados, é possível medir com precisão o quanto avançou para alcançar os objetivos e o quão longe é necessário ir de uma maneira tangível e exata. A metodologia OKR pode variar de acordo com cada negócio, cada local tem diferenças sutis, mas existem práticas recomendadas de OKR para seguir ao realizar a implementação. O ideal é que os OKRs agreguem valor à empresa e aos colaboradores envolvidos, sendo uma ferramenta poderosa para gestão de funcionários e metas.

Mensure de maneira inteligente seus resultados

Em gestão, muitas vezes é necessário ser especialista em determinado assunto para fazer com que os resultados aconteçam, sendo necessário primeiro o aprendizado para posteriormente a aplicação. Com o excesso de planilhas de gestão de metas, os gestores acabam se perdendo em meio a tantos dados desconexos, criando uma dificuldade para identificar quais os focos prioritários e como controlar a eficiência da equipe. 

A Improvefy desenvolveu pesquisas internas, onde apresenta que a maior parte dos planos de correção cadastrado nos softwares de gestão de metas não são eficientes. Nos estudos de design e melhoria de produtividade, identificamos que praticamente nenhuma das ferramentas do mercado analisa as informações que as pessoas incluem nelas. Com o conceito All-in-one, a plataforma Jano foi concebida para ter em um único lugar as principais ferramentas necessárias para uma boa gestão. 

Com o uso da plataforma Jano, os OKRs possuem maior transparência e comunicação, permitindo o acompanhamento e evolução das metas, com base em indicadores de interesse, sendo possível acompanhar todo o progresso de maneira automatizada. Dessa maneira todos sabem quais são as principais prioridades, como cada trabalho contribui e como potencializar o resultado em grupo. 

Embora definir, comunicar e alinhar os OKRs leve tempo, é importante lembrar que os OKRs são um meio para um fim. Cada objetivo e seus resultados-chave associados são apenas os degraus para alcançar uma estratégia mais ampla em torno do objetivo de sua empresa. É importante que todos entendam essa distinção e que a estratégia seja claramente definida antes que os OKR sejam estabelecidos.

Aplicando a metodologia okr em seu planejamento

A diferença dos OKRs para outras estratégias de planejamento é o fato de que as metas são para todos os colaboradores, desde o CEO até o analista junior. O processo de OKR conecta objetivos individuais, dos times e da empresa, de modo que todos se movam na mesma direção. Para refletir esse ideal, cada colaborador deve enviar OKRs que eles acham que o departamento deve priorizar. Uma reunião de equipe é realizada para desenvolver coletivamente os objetivos da equipe e alinhá-los com as metas da empresa.

Os colaboradores então definem OKRs individuais que refletem e apoiam as metas da empresa e da equipe, se reunindo com seus gerentes para analisarem o que acreditam ser o melhor para trabalhar no próximo trimestre. 

Realize também reuniões de verificação no meio do trimestre para compartilhar o progresso e fazer quaisquer ajustes. As reuniões têm dois propósitos, sendo o primeiro construir um entendimento comum do que é cada meta e seu valor para empresa e o segundo em priorizar quais metas tem mais valor para serem iniciadas. OKRs anuais, em particular, não precisam ser rígidos: se durante o percurso você descobriu que as metas feitas no ano passado não são precisas, não há necessidade de se ater obstinadamente a elas.

No final do trimestre, faça uma reunião de encerramento onde todos compartilham e explicam seus resultados, descrevendo os ajustes que farão no próximo trimestre. 

Qual o melhor momento para começar seu planejamento estratégico?

Depois de refletir sobre o desempenho do trimestre, comece a definir OKRs para o próximo trimestre. Com a gestão de metas baseada em OKR, você está essencialmente criando uma lista do que precisa se concentrar, com objetivos claros e acordados, seguindo um progresso mensurável. Um dos maiores benefícios de começar seu planejamento estratégico utilizando gestão de metas OKR é proporcionar a todos os colaboradores melhores tomadas de decisão. 

Insistir em utilizar diversas ferramentas de gestão pode ser extremamente arriscado, pois se torna extremamente difícil consolidar todas as informações. Por isso, diante dos primeiros sinais de baixo desempenho é recomendado buscar um software de gestão para auxiliar no acompanhamento de metas e resultados. 

Partindo do princípio que muitas vezes sabemos fazer as coisas, mas precisamos usar meios mais fáceis de atingir o resultado desejado. A plataforma Jano disponibiliza em uma única solução todas as informações e tarefas que as pessoas precisam realizar, melhorando sua produtividade, acompanhando e identificando possíveis gargalos, facilitando integrações e o controle das áreas de gestão com o uso do machine learning e inteligência artificial. Se você deseja focar em suas prioridades, medir seu progresso e conquistar seus resultados com maior assertividade, reserve uma demonstração gratuita.

Jano como software de gestão

Se você estiver interessado em tornar sua gestão ainda mais eficiente, é interessante pensar em uma plataforma completa como a Jano. Experimente o poder da primeira plataforma all-in-one com suporte de inteligência artificial. A nossa tecnologia ajuda a propor planos de correção, analisar coerência de metas/causas de desvio do planejado, predizer desempenho dos colaboradores. Conforme as pessoas aprendem o que funciona e o que não funciona, é possível melhorar a produtividade das equipes.

A primeira plataforma all-in-one de gestão do mundo, une os principais processos de gestão, performance, desempenho, rotinas e projetos numa forma simples e completa, em um só lugar. Nosso objetivo é inspirar pessoas a serem donas de suas entregas e garantir os melhores resultados para os negócios explorando tecnologias proativas de gestão. Na Improvefy, podemos ajudar sua empresa a desenvolver um processo estratégico com base em uma metodologia que atenda às suas necessidades exclusivas incorporando diversas ferramentas como o OKR, análise de desempenho, gestão de tarefas, projetos e muito mais. 

Automatize todo o processo de acompanhamento dos OKRs, fazendo com que gestores possam visualizar o progresso, economizando tempo e recursos. Saiba quais atividades estão tendo maior esforço, priorize tarefas, crie cronogramas de planejamento, atualize status e faça a gestão automatizada de todos os processos da empresa. Queremos que as pessoas foquem no conhecimento do negócio e da sua área, analisando tendências de mercado, concorrentes, necessidades de clientes e deixem conosco o suporte à administração e ao desenvolvimento de pessoas. Converse com um de nossos especialistas e descubra como potencializar seus resultados utilizando uma plataforma all in one. 

O post Utilizando OKRs em seu planejamento estratégico apareceu primeiro em Improvefy.