A técnica é uma grande aliada para líderes e gestores que desejam facilitar suas demandas e atividades para que seu time tenha ainda mais motivação, clareza e organização em suas tarefas. Por isso, o método ganhou adaptações, surgindo do cenário industrial, e hoje já se encaixando perfeitamente no dia a dia do RH, por exemplo.

Neste artigo, iremos abordar:

• O que é Kanban?
• Como funciona o Kanban no RH?
• Quais as vantagens de adotar a metodologia Kanban na sua empresa?
• Como aplicar o Kanban na sua equipe?

Confira agora!

O que é Kanban?

Kanban é uma metodologia japonesa, uma prática de organização de demandas que visa controlar as atividades em um fluxo contínuo de tarefas. Trata-se de um quadro que dispõe de colunas separadas por etapas, representando o nível de urgência e o estágio de cada atividade.

O Kanban faz parte das metodologias ágeis e é capaz de gerar diversos benefícios para quem possui dificuldades em manter um fluxo de trabalho eficiente e controlado. Sendo assim, a técnica pode influenciar na cultura organizacional da empresa e ajudar a tornar o ambiente corporativo mais prático e produtivo.

Como funciona o Kanban no RH?

No contexto do RH, o Kanban pode ser utilizado a partir de diversos cenários como recrutamento e seleção, capacitação e treinamento de equipes, entre outras atividades.

O método utiliza cartões que dividem-se em: a fazer, fazendo e feito. E geralmente o quadro possui um visual chamativo, com cores distintas para cada etapa e bem mais funcional, por se tratar de algo que traz transparência e fluidez aos projetos.

O Kanban pode proporcionar a otimização do trabalho em equipe por ser um processo bem mais claro e objetivo. Dessa forma, a comunicação é direta e todos ficam sabendo o que está sendo feito e o que precisa ser prioridade.

Para uma gestão de pessoas eficiente, o RH deve promover um ambiente de trabalho produtivo que simplifica a comunicação e torna a entrega das demandas mais ágeis. Isso tudo porque, ao ter acesso a quantidade de tarefas em andamento, por exemplo, é possível otimizar o tempo e reduzir possíveis maus entendidos.

Portanto, com as metas muito bem estruturadas, com as atividades definidas e com cada colaborador ciente de suas responsabilidades, obrigações e demandas, torna-se muito mais simples controlar as atividades. E com o acompanhamento de perto de cada projeto, os resultados conseguem ser positivos e satisfatórios.

Quais as vantagens de adotar a metodologia Kanban na sua empresa?

Como mencionado anteriormente, a metodologia do Kanban traz inúmeros benefícios para a empresa que o adota, desde redução de custos até um controle estratégico dos projetos e da gestão de pessoas.

Sendo assim, vamos entender melhor qual sua real importância para os resultados da empresa:

• Aumento da produtividade

Com o direcionamento adequado, é lógico esperar que haja um aumento da produtividade dos colaboradores. Isso porque, as atividades desnecessárias são eliminadas e não há ruídos na comunicação, o que permite muito mais assertividade e foco, eliminando partes burocráticas e trazendo maior fluidez para o trabalho.

• Priorização das demandas

Com a visualização do fluxo de trabalho, a realização das tarefas pode ser muito mais eficiente em seu propósito por ter priorização das demandas. E uma vez que o profissional consegue separar o que é prioritário, os prazos são cumpridos e há uma agilidade maior nas suas entregas.

• Redução de gastos e falhas

Com processos mais curtos e rápidos, é possível alcançar maior objetividade nas tarefas reduzindo o tempo gasto e eliminando custos desnecessários. Além de ser mais fácil identificar possíveis gargalos dentro do processo, já que tudo é acompanhado de perto e cada pequeno erro pode ser reparado sem que prejudique todo o trabalho das equipes.

• Padronização dos processos

Com o Kanban um sistema de organização é estabelecido e, portanto, os processos tornam-se muito mais otimizados e padronizados. Isso permite que cada atividade tenha sua formalização de execução, facilitando o acompanhamento das tarefas e um controle sob cada objetivo estipulado.

• Qualidade nas entregas

Superar as expectativas, ou mesmo, atender as metas traçadas no planejamento de uma organização é fundamental para levar maior credibilidade e notoriedade para a empresa. Dessa forma, conseguir por meio do uso de metodologias ágeis, como o Kanban, entregar produtos e serviços de qualidade é um dos resultados esperados.

E com a prática da metodologia, é possível alcançar resultados positivos de forma muito mais rápida, eficiente e com qualidade.

Como aplicar o Kanban na sua equipe?

Depois de entender o que é Kanban e quais seus principais benefícios, é hora de aprender como aplicá-lo dentro da organização.

Assim, como qualquer outra metodologia que seja escolhida, é necessário estudar e avaliar como será implementada. Portanto, traremos algumas dicas simples de como dar início ao projeto:

• Identifique os processos de trabalho;

• Defina as ferramentas que serão utilizadas;

• Nomeie os responsáveis por cada atividade;

• Treine os colaboradores para o uso da metodologia;

• Deixe claro o que é prioridade;

• Monte seu Kanban;

• Acompanhe os resultados.

Por fim, neste artigo você pôde conhecer uma das metodologias ágeis mais utilizadas no mercado corporativo e acompanhar seus principais benefícios e como aplicá-lo na prática. Com essa tecnologia, o dia a dia no trabalho poderá ser muito mais produtivo e eficiente, levando a resultados mais completos e seguros.

Quer continuar aprendendo ainda mais? Leia também: Digitalização do RH: quais os benefícios e como implementar

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Sendo assim, entender o conceito das metodologias ágeis é o primeiro passo para adaptá-lo ao cenário do RH. Dessa forma, é possível aliar tecnologia, inovação e modernidade a processos capazes de estimular e engajar uma maior produtividade dos colaboradores.

É preciso lembrar das principais diferenças entre o RH tradicional e o ágil, já que ambos se diferem em seus objetivos. Enquanto o RH tradicional focava seus esforços em entregar metas e resultados, desenvolvendo a equipe de forma individual, uma gestão ágil procura valorizar seus talentos permitindo que o colaborador seja responsável pelo seu próprio crescimento e desempenho.

Dessa forma, há muito o que transformar dentro dos processos de uma organização que deseja trabalhar com metodologias ágeis. Siga com a leitura e aprenda sobre como tornar sua gestão mais estratégica, quais os benefícios de um RH ágil e como aplicar essas metodologias na sua empresa.

Acompanhe!

O que são metodologias ágeis?

Independente do segmento ou tamanho de uma empresa, é certo afirmar que seus objetivos e metas estão atrelados a resultados não somente positivos mas que também ocorram de maneira muito mais rápida. Assim, focar seus processos em aplicações mais ágeis é o caminho para entregas mais constantes e assertivas.

Na metodologia ágil, o processo se dá de maneira mais dinâmica, onde há espaço para adaptações e transformações em tempo real, são ciclos curtos que permitem ações mais fluidas e rápidas.

O termo metodologias ágeis surgiu na área de tecnologia, baseando-se no Manifesto Ágil, provocando uma na forma como eram desenvolvidos os softwares (desenvolvimento em escala) e tornando os resultados das empresas mais satisfatórios e transparentes.

O mundo corporativo necessita de práticas mais colaborativas, flexíveis e eficazes para que seus produtos e serviços consigam impactar o mercado, imprimindo às empresas seu diferencial competitivo e sua qualidade em relação às outras.

De maneira prática, o Agile é formado por processos multidisciplinares com técnicas que tornam a gestão dos projetos muito mais flexível, tirando o foco dos processos burocráticos e visando mais eficiência na sua performance. Devido aos seus resultados o método logo se espalhou para outras áreas e é o que trataremos a seguir, entendendo o conceito a partir do desenvolvimento de um RH ágil. 

O que é RH ágil?

Diferente do RH tradicional, o conceito de uma gestão ágil está focado em processos que tornem o dia a dia da empresa mais flexível, com uma alta qualidade em suas entregas e um maior dinamismo em suas ações.

A gestão de pessoas precisa estar alinhada e focada em construir um trabalho de equipe eficiente e de alta qualidade, para isso, é necessário que haja diferentes formas de aprimorar os processos internos.

Em um RH ágil, alguns conceitos não podem ser ignorados, como:

• Planejamento;
• Transparência;
• Ferramentas digitais;
• Treinamentos.

Por fim, para que os profissionais não fiquem travados em processos e ciclos muito longos e burocráticos, é fundamental que as instituições e empresas se adaptem à nova realidade do mercado e busquem cada vez mais, a implementação das metodologias ágeis para um RH muito mais assertivo e eficiente.

Metodologias ágeis no RH: quais os benefícios?

Como mencionado anteriormente, um dos principais benefícios que a adoção de metodologias ágeis pode trazer para o RH é imprimir uma dinâmica de trabalho muito mais objetiva, clara e rápida. Sendo assim, é possível transformar os processos de trabalho e atingir um novo nível de excelência em suas entregas.

De forma clara, metodologias ágeis aplicadas ao setor de RH conferem ao dia a dia diversos benefícios e vantagens que só agregam valor ao negócio. Confira agora, alguns desses benefícios!

Aumento na produtividade

Por se tratar de processos mais simples e curtos, os profissionais acabam conseguindo maximizar seus resultados, a partir do aumento da produtividade. Nesse contexto, o trabalho é muito mais objetivo e assertivo, permitindo que o profissional consiga aumentar seu desempenho nas tarefas e por consequência sua performance.

Profissionais mais independentes

Com as metas e objetivos claros e muito bem definidos e distribuídos entre as equipes, os colaboradores conseguem tomar decisões mais assertivas e eficientes para o sucesso de suas entregas. Isso porque há uma maior previsibilidade e chances de sucesso, o que permite que as decisões sejam tomadas com muito mais segurança e independência.  

Troca de conhecimentos

Em uma metodologia ágil há uma grande troca de experiências e conhecimentos, com opiniões e visões distintas em todas as equipes e núcleos. Isso só agrega para que o resultado final seja o mais satisfatório possível, ou seja, são oportunidades para que essas trocas ocorram de forma direta e simplificada.

Oportunidades de crescimento na carreira

Com o mapeamento dos principais pontos que precisam ser melhorados e com a liberdade e autonomia que os profissionais recebem adotando um RH mais ágil, há uma grande oportunidade de crescimento em suas carreiras, já que aumenta sua agilidade e permite uma colaboração contínua e ajuda no seu crescimento e desenvolvimento profissional.

Processos mais simples e sem burocracia

Com a transformação que as metodologias ágeis promovem nos processos internos de uma empresa, há uma grande mudança na rotina de trabalho. Com isso, as ações são mais simplificadas e desburocratizadas, o que só ajuda na efetivação das demandas e suas entregas.

Otimização do tempo

Como já ficou claro, aqui os processos são mais otimizados e automatizados, o que permite que ocorra uma redução no tempo gasto para a realização dos processos e serviços.

A gestão do tempo e do time ajuda na aplicação de métodos mais eficientes e objetivos. 

Retenção de talentos

Quando a metodologia é bem aplicada, o colaborador consegue atingir seus objetivos, se sentir valorizado, útil e mais produtivo. Nesse caso, é uma consequência o colaborado sentir bem-estar no trabalho, o que permite que esse talento permaneça na empresa.

Quais são os tipos de metodologias ágeis?

Há diversos tipos de metodologias ágeis e suas especificações, as principais e mais populares são: SCRUM, LEAN e KANBAN. Cada modelo possui sua própria metodologia, estratégia e proposta de funcionalidade e por isso, requer um aprofundamento em suas práticas para que seja possível escolher o que mais for adequado para suas necessidades.

Scrum

Inicialmente, trata-se de um conjunto de práticas que permite alcançar os resultados desejados de um jeito muito mais rápido e eficiente. O gerenciamento de projetos dentro da metodologia Scrum, necessitam de um representante, um líder que irá direcionar sua equipe em cada etapa do processo, ajudando na divisão de tarefas.

Quando as metas e objetivos são apresentados e a equipe é definida é hora de separar os processos por Sprint, que são ciclos curtos, que podem durar de uma semana a um mês, para que a equipe desenvolva suas atividades e em seguida se reúna para avaliar e validar suas entregas.

O método Scrum permite que haja uma maior flexibilidade nos prazos e adaptações e correções durante todo o processo, o que só ajuda a obter muito mais eficiência na execução dos projetos. O Scrum no RH pode ser um importante aliado para líderes e gestores.

Kanban

O sistema do Kanban funciona perfeitamente como uma metodologia de organização das atividades, uma espécie de checklist que ajuda a tornar o dia a dia do RH muito mais ágil, dinâmico e centralizado.

Com o Kanban, a gestão de pessoas é feita de forma coordenada e por meio da definição de equipes, tarefas, metas, feedbacks, premiações e muito mais. Ao aplicar o sistema de Kanban na organização dos projetos torna-se muito mais fácil controlar o fluxo de trabalho, visualizar as demandas de cada setor e ainda, fortalecer as relações internas com equipes mais engajadas e motivadas.

O RH pode adotar essa estratégia de metodologia ágil para conseguir melhorar seus resultados e promover maior engajamento entre os times.

Lean

O RH deve contribuir para que a cultura organizacional de uma empresa esteja alinhada com seus objetivos, metas, visão e valores, além de permitir com que seus colaboradores se sintam cada vez mais envolvidos e engajados em suas atividades.

Para que o planejamento das atividades e projetos seja feito de forma eficiente e suas entregas possam ser validadas de maneira positiva, é preciso desenvolver o capital humano com a adoção da metodologia Lean, assim fica muito mais fácil realizar os processos e as atividades com menos burocracia e mais assertividade.

O princípio do Lean está em reduzir desperdícios e simplificar as ações para alcançar mais agilidade nas entregas, os problemas e falhas são facilmente identificados e as atividades podem ser otimizadas com resultados de qualidade.

O RH pode então, realizar suas tarefas de forma muito mais precisa e enxuta tornando sua gestão mais ágil e produtiva.

RH ágil: como aplicar?

Qualquer que seja a metodologia escolhida pela liderança, é necessário não esquecer que deve ser fundamentada em um planejamento muito bem estruturado para que seja inserido na cultura organizacional da empresa. Sendo assim, há alguns passos que devem ser tomados para garantir a maior produtividade e eficácia das metodologias ágeis. Acompanhe!

Definição de metas

O primeiro passo para tornar o RH mais ágil é a definição das metas e objetivos que desejam alcançar. Em seguida, é importante que essas metas estejam alinhadas e bem claras para todos da equipe, compreendendo onde se quer chegar e como deve ser feito cada processo para se chegar ao objetivo final, tudo fica mais facilitado e assertivo.

Escolha da melhor técnica ágil para o RH

Para que o trabalho possa ser iniciado é importante identificar qual das metodologias ágeis disponíveis é mais indicada para a gestão de talentos. Ao se aprofundar neste assunto e entender cada detalhe das práticas ágeis, é possível conseguir extrair o máximo de informações e definir o método de trabalho.

Líderes e colaboradores treinados e engajados 

Mudar a mentalidade da equipe e conseguir com que cada profissional se sinta seguro para seguir com as práticas da metodologia ágil é imprescindível para o sucesso dos resultados. Sendo assim, capacitar e treinar os profissionais é uma das partes fundamentais do processo, para que a equipe esteja alinhada e consiga os resultados desejados.

Por fim, é importante ressaltar que uma gestão de pessoas realmente eficiente é aquela em que os profissionais são respeitados e suas competências são aproveitadas em todo o seu potencial. Uma projeção de carreira inteligente e grandes oportunidades de crescimento são bases essenciais para a atração e retenção de talentos.

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